مدیریت ریسک پروژه چیست ؟

مدیریت ریسک پروژه ، شاید ناشناخته ترین و در عین حال موثرترین ابزاری باشد که مدیران پروژه می‌توانند برای افزایش احتمال موفقیت پروژه به کار گیرند. هنگامی که مدیریت ریسک پروژه به درستی اجرا شود، نه تنها احتمال موفقیت را افزایش می‌دهد، بلکه علاوه بر کاهش نگرانی‌ها، درجه بالاتری از قابلیت پیش‌بینی را نیز ارائه می‌دهد. طی سال‌های گذشته، مدیریت ریسک پروژه ها به ستون فقرات سازمان‌هایی تبدیل شده که با موفقیت پروژه‌ها را تحویل می‌دهند و در دوره فعلی برای موفقیت یک پروژه کاملاً ضروری است. بنابراین جهت بهبود وضعیت اجرای پروژه و بالا بردن شانس دستیابی به اهدافی که برای پروژه تعیین کرده‌ایم لازم است نسبت به شناسایی ریسک‌ ها و مهار آنها اقدام کنیم. اما چگونه!؟ راز موفقیت پروژه‌ها در چیست؟ در ادامه به تعریف ریسک پروژه می‌پردازیم و اینکه اساساً مدیریت ریسک پروژه چیست ؟ و چرا به نقشه راه مدیریت ریسک پروژه نیاز داریم!؟ استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK ، می تواند یک راهنمای عالی برای ما باشد که در انتهای همین مطلب می‌توانید آن را دانلود کنید…

هدف از این مقاله

در مدیریت پروژه ، ریسک مشخصه‌ای است که در نتیجه تغییر رخ می‌دهد. می‌دانیم که هر پروژه‌ای در فضای عدم قطعیت اجرا می‌شود. عدم قطعیت‌ها می‌توانند به شدت دستیابی به هدف‌های پروژه را تحت تأثیر قرار دهند. یعنی این که شرایط گوناگونی می‌تواند رخ دهد که ما را از برنامه قطعی، که از ابتدا برای پروژه تدوین کردیم منحرف کند. این اتفاق می‌تواند بر روی پروژه اثر منفی یا مثبت داشته باشد. در اغلب موارد ریسک به خسارت مرتبط می‌شود و می‌توان میزان خسارت را از ترکیب ۲ عامل احتمال وقوع و شدت تأثیر به‌دست آورد. در تحقیقات جدیدتر، در ارتباط با ریسک سازمان، نه تنها با ریسک ‌هایی که به سازمان خسارت وارد می‌کنند بلکه با ریسک ‌هایی که برای سازمان ایجاد ارزش می‌کنند نیز روبه‌رو هستیم.

هدف از این مقاله پوشش جنبه‌های تئوری و عملی روش‌های مدیریت ریسک بر اساس استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK است. خوانندگان یاد خواهند گرفت که چگونه:

• یک برنامه مدیریت ریسک تهیه کنند؛
• بنا به تعریف ریسک پروژه ، ریسک‌ها را شناسایی کنند؛
• ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنند؛
• و نظارت و کنترل ریسک‌ها را به طور مداوم انجام دهند

خوانندگان همچنین می‌آموزند که چگونه یک استراتژی ارتباطی برای بیان واضح و سریع تصویر ریسک پروژه در مقاطع مختلف زمانی، برای کسب حمایت و پشتیبانی مدیریت ارشد تدوین کنند. در ادامه مثال‌هایی از پروژه‌های واقعی به روشن شدن مفاهیم و نشان دادن بهترین روش‌ها کمک خواهد کرد.

راز موفقیت پروژه ‌ها

اغلب پروژه‌ها به این دلیل موفق می‌شوند که مدیران آن، ۲ نکته را قبل و در حین اجرای پروژه در نظر می گیرند:

• اولین نکته شناسایی فعالیت‌هایی که در پروژه ‌های قبلی انجام شده و همچنین استفاده از تجربه و دروس آموخته شده از پروژه‌های پیشین به عنوان چراغ راه پروژه‌ های آینده و ممانعت از بروز برخی مشکلات مشابه است.
• دومین نکته که این‌گونه مدیران به خوبی از آن استفاده کرده‌اند، برنامه‌ریزی صحیح پروژه است. این امر باعث می شود تا قبل از اجرای پروژه، مشکلات پیش روی پروژه تا حدود زیادی شناسایی شده و راهکارهای لازم برای مقابله با آن اتخاذ شود.

مدیریت ریسک پروژه ها بر هر دوی این رویکردها تکیه می‌کند. با نگاه به گذشته، مدیران می‌توانند از شکست‌های گذشته اجتناب کنند و با نگاه به آینده از طریق برنامه ریزی می‌توانند بسیاری از مشکلات بالقوه را شناسایی کرده، آنها را حذف کنند و یا تاثیر آنها را به حداقل ممکن برسانند.

بیشتر بخوانید:

تکنیک گروه اسمی و کاربرد آن در مدیریت ریسک

کاربرد درخت تصمیم گیری در مدیریت

نمودار علت و معلول (استخوان ماهی) چیست؟

مفهوم و تعریف ریسک پروژه

ریسک چیست؟

در تعریف ریسک پروژه مطابق با استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK، ریسک یک رویداد نامشخص است که در صورت وقوع، حداقل بر یک هدف پروژه تأثیر می‌گذارد. اولین و مهمترین نکته‌ای که باید به آن توجه شود این است که ریسک اتفاقی است که هنوز رخ نداده اما در آینده می‌تواند اتفاق بیفتد. بنابراین، وقتی از ریسک صحبت می‌کنیم، یعنی در مورد آینده صحبت می‌کنیم، نه حال و گذشته. اگر یک رویداد قبلاً رخ داده باشد یا اکنون در حال وقوع باشد نمی‌توان آن را ریسک نامید، این نوع رویداد به عنوان “مسئله” یا “مشکل” طبقه‌بندی می‌شود. تفاوت بین مسئله و ریسک در ادامه به شکل کامل بحث خواهد شد. دوم اینکه، یک رویداد ریسک ممکن است بر یک یا چند نتیجه پروژه تأثیر بگذارد. اگر انتظار نمی‌رود که رویدادی در آینده روی هیچ یک از نتایج پروژه تأثیر بگذارد، آن را ریسک نمی‌نامیم. در نهایت اینکه تاثیر یک ریسک بر روی پروژه می‌تواند مثبت یا منفی باشد.

در تعریف ریسک پروژه یا بطوری کلی همه ریسک ها ، معمولاً یک ریسک به عنوان یک اتفاق بد و مضر دیده می‌شود، چیزی که همیشه تأثیر منفی خواهد داشت. با این حال، مدیریت ریسک پروژه PMBOK با ریسک به عنوان یک عدم قطعیت برخورد می‌کند که ممکن است تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد. ریسک هایی كه منجر به نتايج منفي مي‌شود “تهديد” و ریسک هایی كه نتايج مثبت در پی دارند “فرصت” نامیده می‌شوند. شناسایی این دو نوع ریسک، به مدیران و تیم‌های پروژه امکان می‌دهد تا در هنگام مدیریت تهدیدها، فرصت‌ها را نادیده نگیرند.

تفاوت بین مسئله و ریسک

با توجه به آنچه از تعریف ریسک پروژه برداشت می‌شود، ریسک رویدادی است که هنوز اتفاق نیفتاده است، اما احتمال دارد که در آینده رخ دهد، اما یک مساله رویدادی است که قبلا اتفاق‌افتاده است. تفاوت اصلی مربوط به زمان‌بندی و احتمال است. به دلیل این تفاوت‌ها، زمانی که برای توصیف ریسک‌ها استفاده می‌شود، زمان آینده است: “اگر اتفاق بیفتد ، تحت تأثیر قرار می‌گیرد” و در طرف مقابل زمان مورد استفاده برای مسائل و مشکلات، زمان حال است: “ما این مشکل را داریم. چگونه باید با آن کنار بیاییم؟”

نام اسنادی که اطلاعات مربوط به ریسک‌ها و مسائل را ذخیره می‌کنند نیز متفاوت است. سند ریسک “ثبت ریسک” (به انگلیسی: Risk Register) نامیده می‌شود در حالی که سند مربوط به مسائل را با نام “گزارش مسئله” (به انگلیسی: Issue Log) می‌شناسند. ثبت ریسک به طور معمول ستون‌هایی مانند “تاریخ احتمال وقوع ریسک” ، “احتمال” ، “تأثیر” و “مسئول ریسک” علاوه بر ستون‌های دیگر را شامل می‌شود. گزارش مسئله شامل چنین ستون‌هایی نخواهد بود، بلکه معمولاً دارای ستون‌هایی مانند “تاریخ گزارش مسئله”، “موارد اقدام برای حل مسئله” و “شخص مسئول برای حل مسئله” است. از آنجا که ریسک با احتمال و تأثیر همراه است، استراتژی کاهش ریسک شامل کاهش تاثیر یا احتمال و یا هر دو است، در حالی که هیچ احتمالی مرتبط با یک مسئله وجود ندارد (از آنجا که این رویداد قبلاً اتفاق افتاده است، مسائل “تعدیل” نمی شوند بلکه “حل” می‌شوند)

انواع ریسک پروژه

در تعریف ریسک پروژه در استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK ، ریسک ها در هر پروژه در دو سطح تقسیم می شوند. هر پروژه شامل “ریسک های جزئی” است که می‌تواند بر دستیابی به اهداف پروژه تأثیر بگذارد. و همچنین “ریسک های کلی” پروژه، که از ترکیب ریسک های جزئی پروژه و سایر منابع عدم قطعیت ناشی می‌شود، و توجه به آن ها مهم است. فرایندهای مدیریت ریسک پروژه ها هر دو سطح ریسک در پروژه را در بر می‌گیرد:

ریسک های جزئی:

• در تعریف ریسک جزئی پروژه آن را یک رویداد یا شرایط نامشخص می‌دانیم که در صورت بروز، تأثیر مثبت یا منفی بر روی یک یا چند هدف پروژه می‌گذارد.

ریسک های جزئی پروژه در صورت وقوع می توانند تاثیر مثبت یا منفی بر روی اهداف پروژه بگذارند. که هدف در این نوع ریسک ها بهره برداری یا افزایش ریسک های مثبت (فرصت ها) و در عین حال اجتناب و کاهش ریسک های منفی (تهدیدات) است. عدم مدیریت تهدیدات ممکن است در مسائل و مشکلاتی مانند تاخیر، افزایش هزینه‌ها، پایین آمدن عملکرد، یا از دست دادن حسن شهرت خود را بروز دهد. بهره برداری از فرصت‌ها می تواند منجر به مزایایی مانند کاهش زمان و هزینه، بهبود عملکرد یا حسن شهرت شود.

ریسک های کلی:

• در تعریف ریسک کلی پروژه باید آن را تأثیر عدم قطعیت در کل پروژه دانست که ناشی از کلیه منابع عدم قطعیت از جمله ریسک های جزئی است و نشان دهنده قرار گرفتن ذینفعان در معرض تغییرات در نتایج پروژه است،  که هم می تواند مثبت و  هم منفی باشد. ریسک کلی پروژه همچنین می‌تواند مثبت یا منفی باشد.

که هدف در این نوع ریسک ها حفظ ریسک پروژه در محدوده قابل قبول، از طریق کاهش محرک های متنوع منفی، ارتقاء محرک های متنوع مثبت و به حداکثر رساندن احتمال دستیابی به اهداف کلی پروژه است.

آیا مدیریت ریسک های پروژه ضروری است؟

شکی نیست که مدیریت ریسک های پروژه ضروری است. به عنوان مثال، اگر سطح مناسبی از مدیریت ریسک اعمال می‌شد، ممکن بود از فاجعه شاتل فضایی کلمبیا جلوگیری شود یا تأثیر آن به طور قابل توجهی کاهش یابد. شاتل فضایی کلمبیا با ورود دوباره به جو زمین در 1 فوریه 2003 به چندین قطعه متلاشی شد. در آگوست سال ۲۰۰۳، یک هیات تحقیقاتی گزارشی منتشر کرد که نشان می‌داد این امکان وجود دارد که خدمه کلمبیا آسیب به این بال را تعمیر کنند یا خدمه از شاتل نجات داده شوند. کلمبیا می‌توانست تا ۱۵ فوریه در مدار باقی بماند و پرتاب برنامه‌ریزی‌شده شاتل آتلانتیس می‌توانست تا ۱۰ فوریه بالا برود، و پنجره کوتاهی برای تعمیر بال و خدمه کلمبیا باقی بگذارد.

مزایای مدیریت ریسک پروژه چیست : سطح مناسب مدیریت ریسک به بهبود احتمال موفقیت پروژه کمک می‌کند و برنامه و واریانس هزینه را نزدیک به صفر و SPI (شاخص عملکرد برنامه زمانی) و CPI (شاخص عملکرد هزینه) را به یکدیگر نزدیک می‌کند. همچنین به مدیریت استرس تیم و بهبود اعتبار آن در مورد مدیریت پروژه کمک می‌کند.

ریسک های پروژه به آرامی می‌توانند پروژه‌های شما را خراب کند … و همچنین حرفه و شغل شما را. بنابراین، توجه به ریسک های پروژه بسیار مهم است یعنی:

• شناسایی،
• تجزیه و تحلیل،
• اولویت بندی،
• تهیه برنامه های پاسخگویی برای آنها
• و نظارت بر آنها در طول عمر پروژه

مدیریت ریسک پروژه – فرایند

هدف از مدیریت ریسک پروژه چیست ؟

بنا به آنچه در تعریف ریسک پروژه یاد گرفتیم، می‌دانیم که همه پروژه ها ریسک پذیر هستند، چرا که دارای تعهدات منحصر به فرد بوده و هر کدام درجات مختلف پیچیدگی را برای رسیدن به منافع دارا هستند. این کار در چارچوب محدودیت‌ها و فرضیات انجام می‌گیرد در حالی که باید انتظارات ذینفعان نیز برآورده شود و ممکن است این انتظارات با محدودیت‌های پروژه متناقض و یا متغیر باشند. سازمان‌ها برای ایجاد ارزش و در عین حال متعادل کردن ریسک و فرصت‌ها، باید ریسک پروژه را به صورت کنترل شده انتخاب کنند.

اما هدف از مدیریت ریسک پروژه چیست ؟ شناسایی و مدیریت ریسک هایی است که توسط دیگر فرایندهای پروژه مورد توجه قرار نگرفتند. در صورت عدم کنترل و مدیریت، این ریسک ها می‌توانند باعث منحرف شدن پروژه از برنامه و ناکامی در دستیابی به اهداف از پیش تعریف شده شوند. در نتیجه، اثربخشی مدیریت ریسک پروژه ها ارتباط مستقیمی با موفقیت کل پروژه دارد.

در تعریف مدیریت ریسک پروژه می توان آن را نگرشی نظام‌مند و پیشگیرانه دانست که در راستای کنترل پروژه و کاهش عدم قطعیت به کار گرفته می‌شود و هدف اصلی آن به حداقل رساندن نتایج و پیامدهای حاصل از رویدادهای نامطلوب و به حداکثر رساندن نتایج حاصل از رویداد مطلوب است.

فرایند 6 مرحله ای مدیریت ریسک پروژه

تاریخچه مدیریت ریسک پروژه به سال 1950 و انجام پروژه پلاریس بر می‌گردد. مدیریت ریسک پروژه PMBOK یک فرایند شش مرحله‌ای را برای مدیریت موثر ریسک های پروژه توصیف می‌کند، گرچه در فرایندها با مدیریت ریسک سازمانی شباهت‌هایی دارند اما کارکردهای متفاوتی با یکدیگر دارند. شکل زیر کل فرآیند را همراه با روابط و وابستگی‌های بین شش مرحله نشان می‌دهد. این فرآیند با تدوین برنامه مدیریت ریسک آغاز می‌شود و به دنبال آن با شناسایی ریسک، انجام تجزیه و تحلیل کیفی، انجام تجزیه و تحلیل کمی (در صورت لزوم) و برنامه ریزی پاسخ به ریسک ادامه پیدا می‌کند، که تمام فعالیت‌های برنامه‌ریزی مربوط به مدیریت ریسک را تکمیل می‌کند.

ریسک‌ها باید در طول مدت پروژه رصد و کنترل شوند. در طول برنامه پاسخ به ریسک‌ها، ممکن است ریسک های ثانویه شناسایی شوند بنابراین مجددا تجزیه و تحلیل کمی و کیفی مورد نیاز است، که به وسیله پیکان‌هایی که از برنامه پاسخ به ریسک به عقب بر می‌گردند، نشان‌داده شده‌است. به طور مشابه، نظارت و کنترل ریسک ممکن است منجر به شناسایی ریسک‌های جدید و / یا تغییر پاسخ ریسک برای یک یا چند ریسک شود، که توسط پیکان‌های برگشتی از جعبه نظارت و کنترل نشان داده می‌شود.

به طور خلاصه منظور از هر کدام از مراحل در زیر آورده شده است:

• برنامه ریزی مدیریت ریسک: فرایند تعریف چگونگی انجام فعالیت های مدیریت ریسک در یک پروژه (روش اجرایی و آیین نامه ریسک)
• شناسایی ریسک ها: فرایند شناسایی ریسک های جزئی پروژه و همچنین شناسایی منابع ریسک های کلی پروژه و مستندسازی ویژگی‌های هر کدام
• انجام تجزیه و تحلیل کیفی ریسک: فرایند اولویت‌بندی ریسک های جزئی پروژه برای آنالیز و تشخیص فعالیت بعدی توسط  ارزیابی احتمال وقوع، تاثیر و دیگر ویژگی های ریسک ها (مانند روش های ارزیابی ریسک با استفاده از احتمال و تاثیر)
• انجام تجزیه و تحلیل کمی ریسک: فرایند تجزیه و تحلیل عددی؛ اثر ترکیبی ریسک های جزئی شناسایی شده‌ی پروژه و عدم قطعیت‌های دیگر منابع بر اهداف کلی پروژه (مانند شبیه سازی مونت کارلو)
• برنامه ریزی پاسخ به ریسک: فرایند توسعه گزینه‌ها، انتخاب استراتژی و توافق در مورد اقدامات مناسب برای مقابله با قرار گرفتن در معرض ریسک کلی پروژه و همچنین درمان ریسک های جزئی  پروژه
• نظارت (مانیتورینگ) ریسک ها: فرایند نظارت برنامه‌های توافق شده‌ی پاسخ به ریسک ، ردیابی ریسک های شناسایی شده، شناسایی و تجزیه و تحلیل ریسک های جدید و سنجش اثر بخشی فرایند ریسک در طول پروژه

بیشتر بخوانید:

اشتهای ریسک چیست؟

ساختار شکست ریسک پروژه (RBS) و مدیریت موثرتر ریسک ها

مدیریت ریسک پروژه چیست ؟

مدیریت ریسک یک فرایند تکراری است و کل فرایند چندین بار در طول عمر پروژه اجرا می‌شود. در ادامه هر مرحله را با جزئیات بیشتری مورد بحث قرار می‌دهیم:

1. توسعه برنامه مدیریت ریسک

اولین قدم در مدیریت ریسک پروژه ها تهیه یک برنامه مدیریت ریسک متناسب است که به عنوان راهنما برای مدیریت ریسک های پروژه استفاده می‌شود. در این مرحله یک فرآیند مناسب برای سراسر پروژه ایجاد می‌شود.

• الگوی ثبت ریسک نهایی شده و در برنامه گنجانده می شود
• ماتریس احتمال-تاثیر (P – I) (شکل زیر) ایجاد و آستانه‌های ریسک تعیین می‌شوند، که در مراحل بعدی برای اولویت‌بندی ریسک‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند
• نقش‌ها و مسئولیت‌های مربوط به مدیریت ریسک نیز در برنامه مدیریت ریسک تعیین و سندسازی می‌شوند

برنامه مدیریت ریسک یک سند مهم است زیرا به عنوان راهنمایی برای انجام فعالیت‌های مدیریت ریسک در طول عمر پروژه استفاده می‌شود.

2. شناسایی ریسک

مهمترین مرحله در مدیریت ریسک پروژه چیست ؟ شناسایی ریسک مهمترین فعالیت در کل فرایند مدیریت ریسک است. شناسایی همه یا بیشتر ریسک های پروژه کار ساده‌ای نیست. مدیر پروژه باید در مورد تمام جنبه‌های پروژه از قبیل الزامات، حوزه، مشتری / ذینفعان، اعضای تیم، قوانین و مقررات، قراردادها و غیره اطلاعاتی داشته باشد، چون ریسک می‌تواند از هر جایی نشات بگیرد.

موثرترین راه برای شناسایی تمام یا بیشتر ریسک‌های پروژه، هم‌کاری با مشتریان / سهامداران / حامیان و اعضای تیم است. طوفان فکری، تکنیک دلفی، ساختار شکست ریسک ازجمله روش‌های مناسب هستند. تمام سناریوهای ممکن را مستند کنید و سپس برای تهیه لیست ریسک های احتمالی تلفیق کنید. خروجی اصلی این مرحله “ثبت ریسک” است که باید شامل فهرستی از ریسک‌ها، توصیف ریسک ها، چارچوب زمانی و مسئول ریسک برای هر ریسک باشد. اگر یک پاسخ ریسک بالقوه موجود باشد، آن را نیز می‌توان در برابر ریسک های مربوطه قرار داد اگر چه لازم نیست که هر ریسک یک واکنش بالقوه داشته باشد.

3. انجام تجزیه و تحلیل کیفی

پس از اینکه ریسک‌ها شناسایی و در برنامه ثبت ریسک لیست شد، گام بعدی تحلیل آن‌ها است. دو نوع تجزیه و تحلیل وجود دارد که می‌تواند در مورد ریسک های شناسایی شده برای پروژه انجام شود. آنالیز ریسک کیفی اولین نوع تحلیل است؛ الزامی است و باید بر روی هر ریسکی که در ثبت ریسک وجود دارد اجرا شود.

تجزیه و تحلیل ریسک کیفی شامل موارد زیر است:

• انجام تجزیه و تحلیل علت-معلولی؛ که به کشف منبع ریسک و سایر ویژگی‌های ریسک (مانند تاثیر و استراتژی پاسخ) کمک می‌کند
• تعیین احتمال وقوع رویداد ریسک؛ دامنه احتمال باید بین 0 و 1 باشد. اگر احتمال صفر باشد، احتمالاً این رویداد اتفاق نمی‌افتد. اگر احتمال یک باشد، بدین معنی است که این رویداد قبلاً رخ داده است و شاید به جای یک برنامه پاسخ به ریسک، به یک طرح برای حل مسئله نیاز باشد.
• برآورد تأثیر ریسک، در صورت وقوع رویداد؛ تأثیر می‌تواند از نظر زمان یا هزینه یا هر دو باشد. تأثیر زمان به احتمال زیاد منجر به تغییر برنامه زمانبندی می‌شود در حالی که تأثیر هزینه به احتمال زیاد خط پایین پروژه را افزایش می‌دهد / کاهش می‌دهد (و یا سودآوری یا خط بالایی).
• آخرین مرحله در تجزیه و تحلیل کیفی اولویت بندی ریسک ها با استفاده از ماتریس P-I است که به عنوان بخشی از برنامه مدیریت ریسک تهیه شده است، همانطور که در شکل قبلی نشان داده شده است. ریسک‌هایی که احتمال و تاثیر بالایی دارند در بالا ظاهر می‌شوند و ریسک‌هایی که احتمال و تاثیر پایین دارند در پایین قرار می‌گیرند، و بقیه در میان آن‌ها.

اولویت بندی ریسک‌ها بسیار مهم است زیرا به تیم‌های ‍پروژه اجازه می‌دهد تا ابتدا روی ریسک های جدی تمرکز کنند

4. انجام تجزیه و تحلیل کمی

نوع دوم تحلیل، تحلیل کمی نامیده می‌شود. تجزیه و تحلیل کمی، کنترل بهتری بر احتمال و تاثیر ریسک فراهم می‌کند زیرا این دو پارامتر را کمی می‌کند. از آنجا که چنین تحلیلی پرهزینه و زمان گیر است و ممکن است نیازمند مقدار زیادی از داده‌ها باشد، تنها چند ریسک انتخابی ممکن است در این نوع تحلیل (که بر مبنای ثبت ریسک با تجزیه و تحلیل کیفی اولویت‌بندی شده،) مورد استفاده قرار گیرد. سه نوع اصلی از تجزیه و تحلیل کمی وجود دارد که می‌تواند برای ریسک های انتخاب شده انجام شود:

1. آنالیز حساسیت – تعیین می‌کند که کدام ریسک ها بیشترین تأثیر را بر روی پروژه دارند. تجزیه و تحلیل what-if انجام و نمودار گردبادی یا تورنادو رسم می‌شود تا ریسک های بالقوه را نشان دهد.
2. تحلیل ارزش پولی مورد انتظار (Expected Monetary Value) (EMV) – برای محاسبه میانگین نتیجه سناریوهای نامشخص با ضرب احتمال در تأثیر برای هر ریسک و جمع‌بندی آنها استفاده می‌شود (EMV = Σ(probability*impact)). فرصت‌ها ارزش های مثبت و تهدیدها ارزش‌های منفی تولید می‌کنند، این روش آسان‌ترین و کوتاه‌ترین روش آنالیز کمی است.
3. مدل سازی و شبیه سازی – عدم قطعیت به تاثیر بالقوه بر نتایج پروژه مانند هزینه و / یا برنامه زمانبندی تبدیل می‌شود. به طور معمول از شبیه سازی مونت کارلو برای پیش‌بینی احتمال کامل کردن پروژه در تاریخ‌های مختلف و / یا با هزینه‌های مختلف انجام می‌شود.

تحلیل EMV برای مبتدیان توصیه می‌شود زیرا اجرای آن بسیار ساده است و نیاز به گردآوری و تحلیل داده‌های زیادی ندارد و با محاسبات ساده ریاضی به دست می‌آید. درخت خطا، درخت تصمیم، درخت رویداد و نمودار استخوان ماهی از جمله روش‌هایی است که میتواند در ارزیابی ریسک و علت یابی مفید باشد.

5. تدوین برنامه های پاسخ به ریسک

اکنون که با توجه به تعریف ریسک پروژه ، ریسک‌ها شناسایی، تجزیه و تحلیل و اولویت‌بندی شده‌اند، وقت آن رسیده است که در مورد تدوین برنامه‌های پاسخ به ریسک هایی که ارزش آنها بالاتر از آستانه‌های تعریف شده در برنامه مدیریت ریسک است، فکر کنیم. ریسک های زیر مقادیر آستانه در یک “فهرست مراقبت” نگهداری می‌شوند؛ و تا زمانی که از مقادیر آستانه عبور نکنند نیازی به توسعه یک برنامه پاسخ برای آن‌ها نیست.

هفت استراتژی مختلف وجود دارند که می‌توانند برای توسعه برنامه‌های پاسخ به ریسک مورد استفاده قرار گیرند. سه مورد برای ریسک های منفی (یا تهدیدات)، سه مورد برای ریسک های مثبت (یا فرصت‌ها)، و یک مورد که برای هر دو قابل‌استفاده است. تصویر 3 هفت استراتژی پاسخ به ریسک را توصیف می‌کند.

با استفاده از هفت استراتژی ذکر شده در جدول قبل، یک پاسخ ریسک برای هر ریسک در ثبت ریسک ایجاد می‌شود. در اینجا مجددا ثبت ریسک با اضافه شدن برنامه‌های پاسخ به روز می‌شود.

6. نظارت و کنترل بر ریسک‌ها

نقش نظارت و کنترل در مدیریت ریسک پروژه چیست : نظارت و کنترل ریسک‌ها آخرین مرحله از فرآیند مدیریت ریسک و تنها فرایندی است که در گروه فرآیند برنامه ریزی استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK قرار ندارد. این فرایند در حین اجرای پروژه اعمال می‌شود. در فواصل منظم (هفتگی، ماهانه و غیره)، وضعیت پروژه بررسی شده و ریسک های جدید شناسایی می‌شوند. برای ریسک های جدید، کل فرایند مدیریت ریسک از طریق تهیه برنامه‌های پاسخ به ریسک انجام می‌شود. ثبت ریسک به روز رسانی شده و فهرست مراقبت مورد بررسی قرار می‌گیرند. بازه زمانی، احتمال و تاثیر هر ریسک مورد ارزیابی مجدد قرار می‌گیرد. ثبت ریسک با ریسک‌های دوباره اولویت‌بندی شده، از جمله فهرست مراقبت، به روز می‌شود. برخی ریسک‌ها ممکن است بین ثبت ریسک و فهرست مراقبت حرکت کنند.

ضمیمه انتهای این مقاله جزئی از یک برنامه ثبت ریسک در فواصل زمانی منظم است. در این مثال، فاکتور تأثیر، تعداد روزهایی است که پروژه در صورت وقوع ریسک به تأخیر می‌افتد. ارزش پولی مورد انتظار (EMV) برای هر ریسک با ضرب احتمال در تأثیر محاسبه می‌شود. مجموع EMV در یک مقطع زمانی، برابر است با مجموع EMV برای هر ریسک. مشاهده کنید که چگونه EMV کل ابتدا افزایش یافته و سپس کاهش می‌یابد. این امر غیرمعمول نیست زیرا شناسایی کلیه ریسک ها در ابتدای پروژه امکان پذیر نیست. با پیشرفت پروژه، ریسک های جدید شناسایی و ریسک های قدیمی‌تر مدیریت می‌شوند، که منجر به کاهش مداوم کل EMV پروژه می‌شود.

ذخیره احتمالی ریسک

توسعه ذخیره ریسک

مهم است که ذخیره ریسک را توسعه داده و آن را به دقت در زمانبندی و هزینه اصلاح شده ‌برای دستیابی به قابلیت پیش‌بینی بیشتر در رسیدن به مهلت زمانی پروژه و / یا ماندن در هزینه بودجه‌بندی شده اعمال کنید. در عین حال، تعیین دقیق و تأثیر هر یک از ریسک ها بسیار دشوار است. این تمرین به زمان بسیار زیادی نیاز دارد تا به درستی اجرا شود. قبل از تعیین برآورد میزان ذخیره ریسک، به نوعی تجزیه و تحلیل کمی نیاز است.

برای اکثر پروژه‌های تجاری که تأثیر آنها عمدتا پولی است، می‌توان رویکرد مبتنی بر قانون 80/20 را اجرا کرد. این رویکرد ممکن است به حدود ۲۰ درصد از تلاش برای دستیابی به حدود ۸۰ درصد از نتایج یا حدود ۸۰ درصد دقت نیاز داشته باشد، که ممکن است برای یک پروژه تجاری به اندازه کافی خوب باشد. ممکن است برای دقت بهتر برای انواع دیگر پروژه‌ها که ممکن است موارد بیشتری در معرض ریسک باشند (‏مانند محیط ‌زیست، فرهنگ، حیوانات، یا زندگی انسان)‏، به تکنیک‌های پیچیده‌تر و پر هزینه‌تری نیاز باشد.

برای اکثر پروژه‌های تجاری، تکنیک EMV مقرون‌به‌صرفه‌ترین راه با پیاده‌سازی آسان، برای تعیین یک تخمین برای ذخیره ریسک است که تقریبا ۸۰ درصد دقیق است. اولین قدم، تخمین احتمال و تأثیر هر یک از ریسک ها با استفاده از “قضاوت متخصصین” یا روش دلفی است. این کار باید بعد از در نظر گرفتن برنامه پاسخ ریسک انجام شود، که ممکن است تاثیر قابل‌توجهی بر این اعداد داشته باشد. EMV کل پروژه به سادگی با جمع EMV های منفرد بدست می آید. سپس EMV کل پروژه به عنوان برآورد ذخیره ریسک مورد نیاز برای پروژه استفاده می‌شود.

استفاده از ذخیره ریسک

اما منظور از ذخیر احتمالی مدیریت ریسک پروژه چیست ؛ همانند دیگر ذخایر احتمالی، ذخیره ریسک زمانی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد که یک رویداد ریسک رخ می‌دهد. به طور نرمال زمانی که ذخیره ریسک تایید شد، مدیر پروژه مجاز است از ذخیره ریسک استفاده کند. در صورت ذخیره زمانبندی، مدیر پروژه زمانبندی را به روز رسانی کرده و آن را مجددا خط پایه قرار خواهد داد. از آنجایی که بخشی از کل ذخیره ریسک برای مقابله با اثرات ناشی از یک رویداد ریسک خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد، ذخیره کل ریسک با این مقدار کاهش می‌یابد. این فرآیند هر زمان که یک رویداد خطرناک رخ می‌دهد دنبال می‌شود. جالب است بدانید که ذخیره کل ریسک بر اساس ضرب عدد تأثیر در احتمال بدست می‌آید، اما هنگامی که ریسک رخ می‌دهد، ممکن است از 100 درصد مقدار تأثیر استفاده کند، نه آنچه که با ضرب آن در احتمال محاسبه شده است.

به عنوان مثال برای یک رویداد ریسک با احتمال وقوع 30 درصد و تأثیر 10 روز (تأخیر در برنامه)، EMV برای این رویداد ریسک 3 روز خواهد بود، که این 3 روز به عنوان بخشی از ذخیره ریسک کل (نه 10 روز) است. اگر این رویداد ریسک رخ دهد، برنامه ممکن است ۱۰ روز به تاخیر بیفتد (‏نه ۳ روز)‏، و ذخیره ریسک کل، ۱۰ روز کاهش می‌یابد تا به ذخیره ریسک باقی مانده برای بقیه ریسک‌ها برسد. به ظاهر این یک مشکل است، اما در دنیای واقعی اینگونه نیست. اگر 10 ریسک وجود داشته باشد که برای ایجاد ذخیره ریسک کل استفاده شده باشد، بسیار بعید است که همه این 10 ریسک رخ دهند یعنی سهم ذخیره ریسک برای ریسک های غیرمترقبه، به طور کلی تاثیر ریسک های رخ داده را پوشش می‌دهد.

تبادل ریسک های پروژه

چه کسی باید از ریسک های پروژه مطلع شود؟

در مدیریت ریسک پروژه ها مهم است که همه به طور منظم از ریسک های پروژه مطلع شوند. تعداد دفعات و سطح جزییات ممکن است به ماهیت ریسک، تاثیر آن و نقشی که یک فرد یا گروه در پروژه بازی می‌کند بستگی داشته باشد. طرح ارتباطی توسعه‌یافته در طول فرآیند برنامه‌ریزی باید به وضوح تمام سهامدارانی که باید ارتباط ریسک دریافت کنند، و همچنین محتوا و تعداد دفعات این ارتباط را، شناسایی کند. به طور معمول، مدیران پروژه مسئولیت اصلی انتقال ریسک ها و کلیه اطلاعات مربوط به ریسک ها را به همه ذینفعان دارند.

در مورد ریسک های پروژه چه مواردی باید گزارش شود؟ چه زمانی؟

حداقل، وضعیت کلیه ریسک ها باید به اطلاع کلیه ذینفعان برسد. برای هر ریسک، وضعیت فعلی باید شامل موارد زیر باشد:

• بازه زمانی وقوع
• احتمال وقوع؛
• تأثیر در صورت بروز ریسک؛
• طرح پاسخ برای مدیریت کردن ریسک در صورت وقوع

علاوه بر این، ذخیره ریسک باقی‌مانده، نیاز به ذخیره ریسک اضافی (در صورت وجود) و خطوط اصلی موجود برای برنامه زمانبندی و هزینه ممکن است اطلاعات بسیار ارزشمندی برای حامیان مالی یا ذینفعانی باشد که بودجه را تصویب می‌کنند. وضعیت و اطلاعات اضافی مربوط به ریسک باید به طور منظم اطلاع رسانی شود. تعداد دفعات این ارتباط به ماهیت و اندازه پروژه بستگی خواهد داشت. برای پروژه‌هایی که کوچک اما حیاتی هستند، ممکن است به روزرسانی هفتگی ریسک نیاز باشد و برای پروژه‌های بیش از شش ماه، به روزرسانی ماهانه ریسک. مدیر پروژه و ذینفعان باید این تصمیم را بگیرند و مدیر پروژه باید آن را در برنامه ارتباطی مستند کند.

بیشتر بخوانید:

روش مدلسازی ساختاری تفسیری (ISM)

نرم افزار ISM گروهی

آنالیز حساسیت ریسک چیست؟

چگونه باید اطلاعات ریسک پروژه اطلاع رسانی شود؟

گراف و نمودارها بهترین راه‌ها برای تبادل اطلاعات مربوط به ریسک پروژه هستند. علاوه بر این، ثبت ریسک در اکسل و برنامه MS Project ممکن است برای این منظور کافی باشد. نموداری که کل EMV و تعداد ریسک‌ها را در مقاطع زمانی مختلف نشان می‌دهد یک روش کاملا گویا و ارزشمند است، نمونه‌ای از این نمودار در شکل زیر ارائه شده است:

این نوع نمودار برای درک تأثیرات ریسک و رفتار آن در طول زمان برای حامیان مالی و مدیران ارشد بسیار مفید است. همانطور که پروژه پیشرفت می‌کند اگر این دو خط یک روند رو به پایین را داشته باشند نشان می‌دهد ریسک‌های پروژه بطور موثر مدیریت می‌شوند و پروژه به احتمال زیاد اهداف زمانبندی و هزینه را برآورده می‌کند. اگر این دو خط، به ویژه خط EMV کل، دارای روند ناپایداری با چندین فراز و نشیب یا روند صعودی باشند، این نشان دهنده مدیریت بی‌اثر ریسک است، که ممکن است منجر به خروج پروژه از ریل زمانبندی و هزینه شود. قدرت نمودار در هشدارهایی است که در مورد تاخیرهای احتمالی، اضافه کاری و خرابی پیش از وقوع ارائه می‌دهد.

نقشه راه مدیریت ریسک پروژه چیست ؟

نقشه راه مدیریت ریسک پروژه (Project Risk Management Road Mapping)، ابتدا ساده‌ترین روش‌ها را ارائه می‌دهد و پس ‌از آن به‌تدریج روش‌هایی با سطح کار و پیچیدگی بیشتر را پیشنهاد می‌دهد. نکته مهم اینکه زمان انتخاب سطح و روش مناسب حتماً سطح بعدی را نیز در نظر داشته باشید. در نقشه راه مدیریت ریسک پروژه، بسیاری از روش‌های آنالیز کیفی در سطح شرکت و SBU (به انگلیسی: Strategic business unit) در مراحل اولیه تعریف پروژه، زمانی که اطلاعات جزئی در دسترس است مورداستفاده قرار می‌گیرند. استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK ، یک نقشه راه جامع را برای این منظور تدوین کرده است. در زیر فرآیندهای کلی و برنامه‌های کاربردی که ممکن است در انتخاب یک سیستم مدیریت ریسک مطرح باشند به عنوان یک نقشه راه مدیریت ریسک پروژه بیان شده است:

نتیجه

هدف از این مقاله آشنایی با تعریف ریسک پروژه بود و اینکه بدانیم مدیریت ریسک پروژه چیست و چگونه بر اساس استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK انجام می‌شود. مدیریت ریسک پروژه ها یک ابزار دیگر در جعبه‌ ابزار یک مدیر پروژه است. یک مدیر پروژه می‌تواند این ابزار را برای بهبود قابلیت پیش‌بینی زمانبندی و هزینه پروژه به کار گیرد. این قابلیت پیش‌بینی به مدیران پروژه کمک خواهد کرد تا روابط قوی‌تر با حامیان، سهامداران، و اعضای تیم داشته باشند، چون به طور منظم اطلاعات را با استفاده از گراف‌ها و نمودارها به اطلاع آن‌ها می رساند (زبانی که توسط مدیران ارشد / اجرایی در یک شرکت کاملا قابل درک است)

تحقیقات در مورد پروژه‌های ناموفق نرم افزاری نشان می‌دهد که اگر در مورد شناسایی و حل عناصر پر ریسک، یک نگرانی صریح زودهنگام وجود داشت، می‌توانست از مشکلات به وجود آمده جلوگیری کرده یا به طور قابل توجهی آنها را کاهش دهد. مدیریت ریسک موثر مهمترین ابزار مدیریتی است که مدیر پروژه می‌تواند برای افزایش احتمال موفقیت پروژه استفاده کند. از آنجا که مدیریت ریسک به طور گسترده مورد استفاده قرار نمی گیرد، می‌تواند یک مزیت رقابتی قابل توجه برای افرادی باشد که فرایندهای مدیریت ریسک را در پروژه های خود اجرا می‌کنند.

مدیران پروژه و سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از سطح صحیح مدیریت ریسک برای پروژه‌های خود، مزایای قابل توجهی کسب کنند. اگر فرایند مدیریت ریسک به درستی اجرا شود، می‌تواند قابلیت پیش بینی را تضمین کرده و پروژه‌ها را از سقوط نجات دهد.

بیشتر بخوانید:

طوفان یا بارش فکری چیست؟

قدرت شاخص های کلیدی ریسک (KRIs) در مدیریت ریسک سازمانی

آنالیز درخت رویداد در ارزیابی ریسک

ضمیمه

ثبت ریسک در فرآیند نظارت و کنترل

---

منابع

• Corporate Risk Management
• PMBOK Guide
• www.pmi.org