ساختار شکست ریسک پروژه (RBS) و مدیریت موثرتر ریسک ها

فرایند مدیریت ریسک با هدف شناسایی و ارزیابی ریسک ها به منظور امکان درک دقیق و مدیریت موثر ریسک ها انجام می‌گیرد. گام کلیدی که شناسایی/ارزیابی ریسک ها را با مدیریت آن‌ها پیوند می‌دهد درک است. این حوزه‌ای است که مدیر پروژه یا متخصص ریسک حداقل کمک را از دستورالعمل‌های فعلی یا استانداردهای عملی دریافت می‌کنند. روش‌های رایج بسیاری برای شناسایی ریسک ها وجود دارد. اما این تکنیک‌های شناسایی، تنها یک لیست بدون ساختار از ریسک ها را ارائه می‌دهند که اغلب به طور مستقیم به مدیر پروژه در دانستن اینکه کجا باید توجه مدیریت ریسک را متمرکز کند، کمک نمی‌کنند. ارزیابی کیفی می‌تواند با برآورد احتمال و تأثیر ریسک ها، به اولویت بندی ریسک های شناسایی شده کمک کند. اما این رویکرد یک به یک با ریسک ها سر و کار دارد و الگوهای احتمالی مواجهه با ریسک را در نظر نمی‌گیرد و بنابراین درک کاملی از ریسک پیش روی پروژه فراهم نمی‌کند. وجود یک روش ساده برای توصیف ساختار مواجهه با ریسک پروژه، به منظور درک این که کدام قسمت از پروژه ممکن است نیازمند توجه ویژه باشد و یا اینکه در کدام قسمت پروژه ریسک ها انباشته شده‌اند، مفید خواهد بود. در ادامه متوجه خواهید شد که ساختار شکست ریسک چیست ؟ و با انواع نمونه طراحی ساختار شکست ریسک پروژه آشنا خواهید شد.

ابتدا ساختار شکست کار را بشناسیم!

برای پاسخ به اینکه ساختار شکست ریسک چیست باید ابتدا با WBS آشنا شویم! اصولا در هر شرایطی که داده‌های زیادی تولید می‌شود، ایجاد یک استراتژی مناسب برای اطمینان از تولید و درک اطلاعات لازم است. بارزترین نمونه از ارزش ساختار در مدیریت پروژه، ساختار شکست کار (به انگلیسی: Work Breakdown Structure) است، که به عنوان ابزاری مهم برای مدیر پروژه برای ساختاردهی کار انجام شده برای تحقق اهداف پروژه شناخته می‌شود. موسسه مدیریت پروژه WBS را چنین تعریف می کند: «تجزیه سلسله مراتبی است از کل محدوده کاری پروژه که بایستی توسط تیم پروژه برای تکمیل اهداف پروژه و ایجاد اقلام قابل تحویل ضروری پروژه اجرا شود.» هدف WBS ارائه عملیات پروژه در بسته‌های سلسله مراتبی، قابل مدیریت و قابل تعریف است تا زمینه‌ای برای برنامه‌ریزی، ارتباطات، گزارش‌دهی و پاسخگویی پروژه فراهم شود.

به همین ترتیب، می‌توان داده‌های مربوط به ریسک مانند WBS را سازماندهی و ساختاردهی کرد تا ارائه استانداردی از ریسک های پروژه را فراهم کند تا درک، ارتباط و مدیریت آن‌ها را تسهیل کند. قبلاً تلاش‌هایی برای سازماندهی جنبه‌های مختلف ریسک پروژه انجام شده است، که بیشتر آنها را روی منابعی که ریسک از آن ناشی می‌شود تمرکز کرده‌اند. با این حال، اکثراً لیست‌های خطی ساده‌ای از منابع بالقوه ریسک هستند که براساس آنها می توان ریسک ها را مرتب کرد (که بعضاً طبقه بندی ریسک نامیده می شود).

یک لیست ساده از منابع ریسک، ارزش و غنایی که WBS برای پروژه ایجاد می کند را فراهم نمی‌کند چون تنها یک سطح از سازمان را ارایه می‌دهد. یک راه حل بهتر برای مشکل ساختاردهی برای مدیریت ریسک ، اتخاذ رویکرد سلسله مراتبی همانند WBS است، تا درک لازم از مواجهه با ریسک و امکان مدیریت موثرتر فراهم شود. چنین ساختار سلسله مراتبی از منابع ریسک باید به عنوان ساختار شکست ریسک (به انگلیسی: Risk Breakdown Structure) شناخته شود.

اما ساختار شکست ریسک چیست ؟ با پیروی از الگوی تعریف WBS در بالا، ساختار شکست ریسک پروژه یا RBS به عنوان “یک گروه منبع – محور از ریسک‌های پروژه که کل ریسک‌های محتمل پروژه را سازماندهی و تعریف می‌کند که هر سطح پایین‌تر بیانگر تعریف دقیق‌تر از منابع ریسک پروژه است.” بنابراین RBS یک ساختار سلسله مراتبی از منابع بالقوه ریسک است. ارزش WBS در توانایی آن در تعیین حوزه و تعریف کارهایی است که باید روی پروژه انجام شود نهفته است. به همین ترتیب RBS می‌تواند کمکی بسیار ارزشمند برای درک ریسک های پیش روی پروژه باشد. همانطور که WBS پایه و اساس بسیاری از جنبه‌های فرآیند مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهد، RBS هم می‌تواند برای ساختاردهی و هدایت روند مدیریت ریسک پروژه استفاده شود.

بیشتر بخوانید:

طوفان یا بارش فکری چیست؟

اشتهای ریسک چیست؟

نمودار علت و معلول (استخوان ماهی) چیست؟

نمونه هایی از ساختارهای ساختار شکست ریسک پروژه

برخی نویسندگان و متخصصان در ساختاربندی ریسک فراتر از لیست کردن انواع ریسک های محتمل پروژه، پیش رفته‌اند. این متخصصان ساختارهای سلسله مراتبی، تحت نام‌های مختلف برای توصیف منابع ریسک، یا گروه یا انواع ریسک ایجاد کرده‌اند، که البته هر کدام بر روی نوع پروژه خاصی متمرکز هستند. هر یک از این ساختارها شامل سه یا چهار سطح سلسله مراتبی برای توصیف انواع ریسک های پروژه مورد نظر است. در تصاویر 1 و 2 دو نمونه طراحی ساختار شکست ریسک پروژه را مشاهده می‌کنید:

شکل 1: نمونه طراحی ساختار شکست ریسک پروژه برای توسعه نرم افزار

یک رویکرد کلی‌تر در سطح جهانی به طور مشترک توسط گروه ویژه مدیریت ریسک از انستیتوی مدیریت پروژه (PMI Risk SIG) و کارگروه مدیریت ریسک شورای بین المللی مهندسی سیستم (INCOSE RMWG) ارائه شد که می تواند برای هر نوع پروژه در هر بخشی از فعالیت‌های صنعتی، دولتی یا تجاری اعمال شود این ساختار در شکل ۳ بصورت خلاصه نمایش داده شده است.

ساختارهای RBS برای صنایع مختلف متفاوت خواهد بود، که نشان‌دهنده دامنه وسیع منابع احتمالی ایجاد کننده‌ی ریسک برای پروژه‌ها در بخش‌ها و صنایع مختلف است. بنابراین لازم است که هر سازمانی که می‌خواهد از ساختار شکست ریسک پروژه به عنوان کمکی برای مدیریت ریسک خود استفاده کند، RBS متناسب با خود را توسعه دهد. نسخه‌های عمومی که در بالا ذکر شدند ممکن است به عنوان نقطه شروع مورد استفاده قرار گیرند، اما بعید است که این موارد شامل دامنه کامل ریسک‌های احتمالی برای هر پروژه باشند، بنابراین باید براساس نوع پروژه اصلاح شوند. یک سازمان ممکن است بخواهد یک RBS کلی ایجاد کند که همه پروژه‌ها را پوشش ‌دهد، یا ممکن است چندین ساختار RBS متفاوت برای انواع پروژه‌های خاص ایجاد کند. پروژه‌های بزرگ نیازمند RBS خاص خودشان هستند.

شکل 2: نمونه طراحی ساختار شکست ریسک پروژه برای ساخت و ساز

کاربرد ساختار شکست ریسک چیست ؟

هنگامی که یک سازمان یا پروژه ساختار شکست ریسک پروژه خود را تعریف کرد، می‌توان از آن به روش‌های مختلفی استفاده کرد. برخی از این RBS ها فرآیند مدیریت ریسک را در یک پروژه خاص تسهیل می‌کنند، در حالی که برخی دیگر با چندین پروژه مرتبط هستند. در ادامه تعدادی از مزایای RBS را مرور خواهیم کرد:

بیشتر بخوانید:

قالب اکسل مدیریت ریسک سازمانی

پیاده سازی روش ISM در اکسل

ریسک چیست؟

کمک به شناسایی ریسک

سطح بالایی ساختار شکست ریسک پروژه (سطح 1) را می‌توان به عنوان یک لیست سریع برای تضمین پوشش کامل تمام جوانب و قسمت‌ها در طول فاز شناسایی ریسک استفاده کرد. استفاده از RBS برای هر کدام از روش‌های شناسایی ریسک امکان پذیر است. به عنوان مثال، یک کارگاه شناسایی ریسک، طوفان فکری یا استفاده از تکنیک دلفی ممکن است از طریق عناصر مختلف RBS (در سطح اول یا دوم) به شناسایی ریسک‌ها بپردازد و شرکت کنندگان را به شناسایی ریسک های پایین هر یک از حوزه‌های RBS تشویق کند. به همین ترتیب، از سطوح اصلی RBS می‌توان برای ساختاردهی به مصاحبه‌های شناسایی ریسک استفاده کرد و دستور کار برای بحث بین مجری و مصاحبه شوندگان را ارائه کرد. همچنین می‌توان بر اساس RBS و تجربه قبلی، با در نظر گرفتن پایین‌ترین سطح RBS و شناسایی تعدادی از ریسک های عمومی در هر منطقه، یک چک لیست شناسایی ریسک تهیه کرد و در پروژه‌های آتی می توان از این چک لیست برای وجود و یا عدم وجود ریسک در پروژه استفاده کرد.

علاوه بر این، ساختار شکست ریسک پروژه را می‌توان با الگوبرداری از ریسک‌های شناسایی‌شده در پایین‌ترین سطوح RBS، برای ساختار فهرست ریسک‌های شناسایی‌شده توسط روش‌های دیگر به کار برد. این امر شکاف‌های احتمالی یا نقاط کور در شناسایی ریسک را نشان می‌دهد و مانع انجام دوباره کاری‌ها می‌شود و همچنین می‌تواند مشخص کند که آیا روش شناسایی ریسک، همه منابع بالقوه ریسک را در نظر گرفته یا نه، و آیا فعالیت شناسایی ریسک اضافی مورد نیاز است یا خیر. استفاده از RBS برای ایجاد ساختار شناسایی ریسک تضمین می‌کند که همه منابع ایجاد کننده ریسک پروژه، بررسی شده‌اند، البته با این فرض که RBS به شکل جامعی تهیه شده باشد.

ارزیابی ریسک

ریسک های شناسایی شده را می توان با اختصاص آن‌ها به عناصر مختلف ساختار شکست ریسک پروژه ، از طریق منبع آنها دسته بندی كرد. این دسته بندی باعث می‌شود تا مناطق تمرکز ریسک در RBS شناسایی شوند، که نشان دهنده‌ی مهمترین منابع ریسک برای پروژه هستند. این مساله را می‌توان با حساب کردن اینکه چند ریسک در هر حوزه RBS وجود دارد، تعیین کرد. با این حال تنها یک شمارش ساده تعداد کلی ریسک‌ها در هر حوزه می‌تواند کافی نیست چون نمی‌تواند شدت نسبی ریسک‌ها را در نظر بگیرد. یک ناحیه RBS ممکن است دارای ریسک‌های زیادی باشد که شدت آن‌ها کم است در حالی که ناحیه دیگر ممکن است دارای ریسک‌های عمده کمتری باشد اما شدت آن‌ها بیشتر باشد.

بنابراین یک معیار بهتر از تمرکز ریسک در RBS ، اختصاص “امتیاز ریسک” براساس مقیاس یا اندازه هر ریسک به صورت جداگانه است. یک روش رایج نمره دهی ماتریس احتمال-تاثیر یا P-I است، جایی که نمرات عددی با میزان احتمال (P) یا تأثیر (I) ریسک‌ها مرتبط هستند، این دو عدد در هم ضرب می‌شوند و عدد بدست آمده منعکس کننده هر دو عامل برای ما خواهد بود (میتوان از روش ارزیابی ریسک به روش FMEA هم استفاده کرد). سپس میزان غلظت ریسک ها در نواحی RBS را می‌توان با مقایسه “امتیاز ریسک” در هر منطقه ارزیابی کرد. این رویکرد احتمالاً یک چشم انداز معنادارتر از تعداد کل ریسک ها را نشان می دهد، بدین صورت که کدام مناطق RBS ریسک بیشتری برای پروژه ایجاد می کنند!؟ روش های دیگری برای ارزیابی ریسک مانند درخت خطا، درخت رویداد، درخت تصمیم، نمودار استخوان ماهی، شبیه سازی مونت کارلو و آنالیز حساسیت وجود دارد که شاید به نسبت روش اشاره شده در بالا وقت گیر باشند.

شکل 3: در پروژه های عمومی ساختار مناسب شکست ریسک چیست ؟ نمونه طراحی ساختار شکست ریسک پروژه های عمومی

طبقه بندی ریسک ها بر اساس RBS بینش‌های مناسبی از ارزیابی ریسک را ارائه می دهد که در یک لیست ساده ریسک -حتی اگر اولویت بندی هم شده باشد موجود نیست:

• شناخت نوع ریسک پروژه
• نمایش مهمترین منابع ایجاد ریسک برای پروژه
• آشکار کردن دلایل اصلی ریسک، از طریق تجزیه و تحلیل پیوستگی‌ها
• نشان دادن مناطق وابستگی یا همبستگی بین ریسک ها
• تمرکز بر توسعه پاسخ ریسک در مناطق پر ریسک
• امکان ایجاد پاسخ‌های عمومی برای دلایل ریشه‌ای یا گروه‌های وابسته به ریسک‌ها

مقایسه پروژه ها یا مناقصه ها

چون RBS چارچوبی مشترک ارائه می دهد، میزان قرار گرفتن در معرض ریسک، در پروژه‌های مختلف یا مناقصه‌ها، قابل مقایسه است. ​ RBS اجازه می‌دهد تا ریسک های مشخص شده در هر پروژه یا مناقصه به یک شیوه سازمان دهی شوند و به طور مستقیم مقایسه شوند. در صورت ارزیابی مناقصه، می‌توان ریسک های مربوط به مناقصه های رقیب را شناسایی کرد و سپس با استفاده از RBS مشترک ساختار داد.

به جای تلاش برای مقایسه لیست‌های ساختار بندی نشده ریسک‌ها برای هر مناقصه، مقدار و انواع ریسک مرتبط با هر گزینه در یک فرمت ثابت ارایه می‌شود که اجازه می‌دهد در زمان انتخاب مناقصه مطلوب، میزان قرار گرفتن در معرض ریسک نیز در نظر گرفته شود. به طور مشابه، مواجهه با ریسک پروژه‌های منحصربه‌فرد در یک برنامه یا پورتفولیو مربوطه را می توان با استفاده از یک RBS مشترک مقایسه کرد تا به آن‌ها اجازه دهد براساس میزان مواجهه با ریسک اولویت‌بندی یا رتبه‌بندی شوند، یا ساخت یک پورتفولیوی دارای ریسک متعادل را ممکن سازند.

بیشتر بخوانید:

کاربرد درخت تصمیم گیری در مدیریت

نرم افزار ارزیابی ریسک FMEA

پکیج جامع نرم افزارهای مدیریت ریسک

‎گزارش ریسک

از ساختار شکست ریسک پروژه می توان برای جمع آوری اطلاعات ریسک در یک پروژه به سطحی بالاتر برای گزارش به مدیریت ارشد، و همچنین بررسی جزئیات لازم برای گزارش اقدامات تیم پروژه استفاده کرد. گزارش‌ها به مدیریت ارشد ممکن است شامل تعداد کل ریسک‌ها یا نمره کل ریسک در سطوح بالاتر RBS، یا تحلیل روند ارائه‌شده به صورت گرافیکی باشد. تیم‌های پروژه می‌توانند با تقسیم حوزه‌های RBS بین اعضای،از پروژه مطلع شوند.

RBS همچنین می تواند برای ارائه گزارش‌هایی میان یک یا چند پروژه به مدیریت ارشد مورد استفاده قرار گیرد، چرا که یک زبان مشترک برای گزارش ریسک، حذف یا کاهش پتانسیل سو تفاهم یا ابهام بین پروژه‌ها فراهم می‌کند. ریسک داخل همان منطقه RBS را می توان مستقیما در میان پروژه‌ها مقایسه کرد زیرا برای همه پروژه‌ها یکسان است. این امر می‌تواند با استفاده از طرح شماره‌گذاری مبتنی بر RBS برای شناسایی ریسک‌ها بیشتر افزایش یابد.

دروس آموخته شده برای پروژه های آینده

یکی از دشوارترین کارها در بازبینی پروژه، ساختاردهی اطلاعات است به طوری که بتوان به آن رجوع کرد و در پروژه‌های آتی مورد استفاده قرار داد. بسیاری از سازمان ها مزایای این بررسی‌ها را از دست می‌دهند زیرا اطلاعات در قالب قابل دسترسی نگهداری نمی شوند. RBS می‌تواند یک فرمت مشترک برای تحلیل اطلاعات مربوط به ریسک از بازبینی پروژه فراهم کند. یک آنالیز مبتنی بر RBS ریسک هایی را آشکار می‌کند که مکررا رخ می‌دهد، و اجازه می‌دهد تا ریسک‌های عمومی شناسایی و برای پروژه‌های آتی، همراه با پاسخ‌های موثر، ثبت شوند. لیست های شناسایی ریسک همچنین می‌توانند به روز و نگهداری شوند تا شامل ریسک های رایج یا عمومی باشد که توسط تجزیه و تحلیل مبتنی بر RBS از داده های بررسی پس از اتمام پروژه ایجاد می‌شود.

نتیجه‌گیری و خلاصه

مدیریت موفقیت آمیز و موثر ریسک نیاز به درک روشنی از ریسک های پیش روی پروژه و تجارت دارد. این شامل بیش از یک لیست ساده از ریسک های شناسایی‌شده و توصیف آن‌ها به وسیله احتمال وقوع و تاثیر بر اهداف است. در طول فرآیند ریسک مقدار زیادی داده‌های ریسک تولید می‌شود که باید برای کمک به درک و تفسیر آن ساختاردهی شوند تا قابلاستفاده باشند. یک چارچوب سلسله مراتبی ساختار شکست ریسک (RBS) مشابه WBS با تجزیه منابع احتمالی ریسک در لایه‌های با جزئیات بیشتر، مزایای زیادی را فراهم می‌کند.

در این مقاله آموختیم که ساختار شکست ریسک چیست ! در واقع RBS کمک بزرگی برای شناسایی، ارزیابی و گزارش ریسک است و با توانایی چرخش به سطح مناسب، بینش جدیدی را در مورد قرار گرفتن در معرض ریسک کلی پروژه فراهم می کند. زبان و اصطلاحات مشترک، گزارش دهی بین پروژه ها و درس های آموخته شده را تسهیل می کند. RBS این پتانسیل را دارد که ارزشمندترین ابزار در کمک به مدیر پروژه برای درک و مدیریت ریسک‌های پروژه خود باشد.

منابع

www.pmi.org