معماری فرایند کسب و کار

امروزه تکنیک‌ها و روش‌های پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب ‌و کار در دانشگاه و صنعت به‌سرعت درحال‌توسعه و استفاده هستند. اغلب این تکنیک‌های توسعه‌یافته منجر به افزایش انعطاف‌پذیری و کنترل‌پذیری مدیریت سازمان‌ها می‌گردد. یکی از مهم‌ترین گام‌های شروع مدیریت فرایند کسب‌وکار، معماری فرایند (Process Architecture) می‌باشد. معماری فرایند کسب‌ و کار (به انگلیسی: Business Process Architecture) را می‌توان یک نمای کلی از فرایندهای کسب‌ و کار تعریف نمود این معماری فرایندی سازمان کمک بزرگی به ما می‌نماید تا بتوانیم روابط بین فرایندهایمان را تعیین نماییم. پس سوال اصلی این می باشد که معماری فرایند چیست ؟

از معماری فرایندی می‌توان به‌عنوان ابزاری برای طراحی ساختار فرایندهای موجود داخل یک سازمان قبل از اینکه فرایندها با جزئیات طراحی شوند بهره برد. بدین ترتیب روابط فرایندها قابل‌فهم‌تر خواهد بود و همگام‌سازی آن‌ها با استراتژی سازمان با دقت بیشتر رخ خواهد داد. از معماری فرایند سازمان می‌توان به‌عنوان یک نمای کلی از تمام فرایندهای موجود در یک سازمان استفاده نمود.

در معماری فرایند، کلیه فعالیت‌های سازمان در قالب زنجیره ارزش آن به گروه‌های مختلف فرایندی تقسیم می‌گردند. این رخ داد باعث ایجاد یک دیدگاه سطح بالا اما جامع از فرایندهای سازمان به ما ارائه می‌دهد. همچنین مشخص می‌کند که فرایندهای اصلی کسب‌وکار چگونه در زنجیره ارزش یک سازمان قرار می‌گیرند و روابط اصلی بین این فرایندها را نشان می‌دهد.

یک معماری فرایندی به‌خوبی شکل‌گرفته یک ابزار قدرتمند تصمیم‌گیری محسوب می‌شود، که به‌عنوان سنگ بنایی اصلی برای اجرای موفق مدیریت فرایند کسب‌وکار محسوب می‌گردد.

 اگر BPA ندارید، درواقع شما مدیریت فرایند انجام نمی‌دهید

معماری فرایند چیست ؟

معماری فرایندی (Process Architecture) به‌طورکلی: به طراحی ساختاری سیستم‌های فرایندی عمومی اطلاق می‌شود، که درزمینه‌هایی چون سیستم‌های رایانه‌ای (نرم‌افزار، سخت‌افزار و شبکه) و فرایندهای کسب ‌و کار (معماری سازمانی، خط مشی و رویه‌ها، لجستیک و مدیریت پروژه) و هر نوع فرایندی که دارای پیچیدگی ساختاری باشد، استفاده می‌شود.

ازاین‌رو می‌توان گفت: معماری فرایند کسب‌ و کار آن چیزی است که به‌صورت مکتوب و یا به شکل نمودار، زنجیره‌های ارزش و فرایندهای کسب‌وکار را ارائه داده و توسط واحدهای مختلف سازمان اجرا می‌شوند. این فرایندها شامل فرایندهای اصلی، پشتیبانی و مدیریتی می‌باشند. معماری فرایند کسب‌وکار به‌صورت شفاف بیان می‌کند که یک ارزش در کجا ایجادشده و فرایندها، تنظیمات، استراتژی‌ها، اهداف و ساختارهای سازمانی مرتبط با آن کدامند.

معماری فرایند کسب ‌و کار یک مدل سلسله‌مراتبی از فرایندهای کسب‌وکار یک سازمان می‌باشد و ابزاری برای تجسم و مدیریت قدرتمند فرایندهای داخل سازمان را برای مدیران آن سازمان فراهم می‌نماید.

این نکته حائز اهمیت است که بدانید BPA، صرفا تصویر و یا تجسمی سلسله‌مراتبی از فرایندهای یک سازمان نیست، بلکه درگذر زمان اسناد ، اقدامات عملکردی ، روش‌های اندازه‌گیری و تنظیمات حاکمیت را نیز شامل می‌شود. به همین دلیل می‌توان گفت BPA یک ابزاری نه‌چندان ساده جهت ایجاد یک دید، از چگونگی ایجاد، جمع‌آوری و ارائه ارزش سازمان به مشتریانش می‌باشد.

بیشتر بخوانید: مدل سازی مدیریت فرایند کسب و کار

انواع رویکردهای معماری فرایند

همان‌گونه که قبلا اشاره شد معماری فرایند کسب‌ و کار ابزاری برای طراحی ساختار فرایندهای یک سازمان می‌باشد و می‌توان از آن برای تعیین اینکه چه فرایندهای در سازمان وجود دارد و یک فرایند در کجا پایان و دیگری در کجا آغاز می‌شود استفاده نمود.

برای این ابزار مدیریتی نیز مانند سایر ابزارها رویکردهای متفاوتی تاکنون توسعه پیداکرده است.

به‌طورکلی می‌توان رویکردهای معماری فرایند کسب‌وکار در 5 دسته کلی  تقسیم‌بندی نمود که عبارت‌اند از: رویکرد مبتنی بر هدف، رویکرد مبتنی بر اقدام(عمل)، رویکرد مبتنی بر شیء، رویکرد مبتنی بر مدل مرجع و رویکرد مبتنی بر عملکرد.

معماری فرایند چیست ؟ این سوالی است که پاسخ به آن می تواند حیات سازمان را تضمین کند

رویکرد مبتنی بر هدف

در رویکردهای مبتنی بر هدف ، ابتدا یک ساختاری از هدف ، متشکل از اهداف کسب‌وکار و روابط بین این اهداف ، طراحی می‌شود. متعاقباً ، بر اساس تعریف فرایند کسب‌ و کار به‌عنوان مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط برای دستیابی به هدفی خاص ، از آن‌یک معماری فرایند کسب‌ و کار حاصل می‌شود. شکل زیر نمونه‌ای از ساختار هدف و معماری فرایند کسب ‌و کار را نشان می‌دهد که از آن مشتق شده است. فایده استفاده از رویکرد مبتنی بر هدف این است که ارتباط اهداف با فرایندها همچنین به تعیین اهمیت یا برخی از نیازهای خاص فرایندها کمک می‌کند.

رویکرد مبتنی بر اقدام (عمل)

در رویکردهای مبتنی بر اقدام ، ابتدا یک ساختار اقدام ، متشکل از اقدامات کسب ‌و کار و روابط آن‌ها ، طراحی می‌شود. اقدام کسب‌ و کار نوعی فعالیت تکراری است که در آن انجام دهنده آن اقدام،  کارهایی را برای مشتری داخلی یا خارجی انجام می‌دهد. بنابراین، بسیار شبیه به یک فرایند کسب ‌و کار است. تفاوت اصلی بین فرایند کسب‌وکار و اقدام (شیوه انجام) کسب‌وکار در این است که در تئوری اقدام‌های کسب‌وکار فرض می‌کند که تمام اقدامات کسب‌وکار ، از الگوها و مراحل استاندارد خاصی پیروی می‌کنند. این امر تئوری اقدام‌های کسب‌ و کار را به‌ویژه برای شناسایی فرایندها ، تعیین محدودیت آن فرایندها (به‌عنوان‌مثال تعیین محل توقف یک فرایند و شروع فرایند دیگر) و تقسیم فرایند به زیر فرایندها و / یا انواع ، مناسب می‌کند.

الگوها و فازها به دلیل انتقال از یک‌فاز به فاز دیگر ، به تعیین فرایندهای (فرعی) مطابق با یک الگو و اینکه یک فرایند (زیر فرایند) به پایان می‌رسد و مرحله دیگری آغاز می‌شود ، کمک می‌کنند. هنگامی‌که یک ساختار عملیاتی طراحی شد ، می‌توان با استفاده از شباهت زیاد بین فرایندهای کسب ‌و کار و رفتارهای تجاری ، از آن معماری فرایند کسب‌ و کار استفاده کرد. شکل زیر نمونه‌ای از ساختار اقدام و معماری فرایند کسب‌ و کار را نشان می‌دهد که از آن نشات گرفته‌شده است.

رویکرد مبتنی بر شیء

در رویکردهای مبتنی بر شیء؛ ابتدا یک مدل شیء کسب ‌و کار طراحی می‌شود، برای مثال به‌صورت نمودار کلاس UML. متعاقباً، معماری فرایند کسب ‌و کار با مطالعه اشیا کسب‌وکار موجود در سازمان و همچنین روابط متقابل آن‌ها طراحی می‌شود. شکل زیر نمونه‌ای از مدل شی و معماری فرایند کسب ‌و کار را نشان می‌دهد که از آن مشتق شده است.

رویکرد مبتنی بر مدل مرجع

در رویکردهای مبتنی بر مدل مرجع ، یک معماری فرایند کسب ‌و کار  موجود (مدل مرجع) مجدداً مورداستفاده قرار می‌گیرد و برای طراحی یک معماری فرایند کسب‌ و کار جدید سازگار می‌شود. مزیت این روش این است که با شروع از یک مدل موجود می‌توان در وقت زیادی صرفه‌جویی کرد. همچنین ، مدل مرجع برای ارائه بهترین روش‌ها است و بنابراین می‌تواند منجر به طراحی‌های بهتری شود. تعداد زیادی مدل مرجع فرایند کسب‌وکار وجود دارد.

بااین‌حال ، تمرکز مدل‌های مرجع بر روی ارائه مجموعه‌ای از مدل‌های فرایند کسب‌ و کار است ، نه بر معماری فرایندهای کاری که مجموعه خود را ساختار می‌بخشد.

در بیشتر موارد ، معماری فرایند سازمان یک محصول جانبی از مدل مرجع است، اگرچه در برخی از آن به‌طور جداگانه در نظر گرفته و منتشر می‌شود. درزمینه مدل‌های مرجع فرایند کسب‌ و کار ، معمولاً از معماری فرایند کسب ‌و کار به‌عنوان چارچوبی برای فرایند کسب‌وکار (معماری) یاد می‌شود و به شکل طبقه‌بندی درمی‌آید. آنچه طبقه‌بندی را متمایز می‌کند، مفاهیمی است که برای طبقه‌بندی استفاده می‌شود، روابط بین عناصر موجود در طبقه‌بندی و مشخصات سطوح انتزاع در مشخصات، می‌باشد.

رویکرد مبتنی بر عملکرد

در یک رویکرد مبتنی بر عملکرد ، سلسله‌مراتبی از عملکرد طراحی‌شده است که تجزیه عملکردهای کسب‌وکار را با جزئیاتی از آن نشان می‌دهد. یک معماری فرایند با در نظر گرفتن توابع در یک سطح مشخص در سلسله‌مراتب به‌عنوان فرایندها، یا در نظر گرفتن توابع و فرایندها به‌صورت متعامد و استفاده از فرایندها برای نشان دادن روابط بین توابع، از سلسله‌مراتب آن تابع حاصل می‌شود.

روش عملی و پیشنهادی معماری فرایند کسب‌ و کار

همان‌گونه که در مطالب بالا بیان گردید معماری فرایند قسمتی از بدنه اجرا و پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب ‌و کار می‌باشد و نادیده گرفتن آن می‌تواند باعث دوباره‌کاری و یا حتی شکست در پروژه پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب‌ و کار شود. همچنین به این نکته در اجرای مدیریت فرایند کسب ‌و کار توجه فرمایید که قبل از شروع به مدل‌سازی فرایندهای سازمان (به‌عنوان یکی از گام‌های مهم پیاده‌سازی مدیریت فرایند) حتما از معماری فرایند آغاز نمایید.

تمامی مواردی که در ادامه گفته خواهد شد، برگرفته از تجارب شخصی است و الزاما شما نباید به همین روش پیشنهادی ما اقدام نمایید. به همین دلیل پیشنهاد می‌گردد بامطالعه گسترده در این حوزه و کسب تجربه، روشی با مقتضیات شرایط و خاص خود توسعه دهید.

 معماری فرایندچیست ؟

نقطه شروع معماری فرایند کجاست ؟ با توجه به تصویر بالا شاید این سؤالی سخت به نظر نیاید ولی دانستن این موضوع که قرار است از کجا شروع کنیم و به کجا ختم گردد یا به اصطلاحی خروجی معماری فرایند قرار است چه باشد و در کجا استفاده گردد شاید چندان ساده نباشد.

بااین‌حال می‌توان گفت از کجا شروع کردن معماری فرایندی و استفاده از خروجی آن بسیار بسته به رویکردی است که شما برای پیاده‌سازی و اجرای معماری فرایند خود انتخاب می‌نمایید.

کدام‌یک از رویکردهای معرفی‌شده را انتخاب نماییم؟ همان‌گونه که در بالا بررسی گردید 5 رویکرد کلی مختلف برای ایجاد و طراحی معماری فرایند وجود دارد که هرکدام مزایا و نواقصی دارند. بااین‌حال با توجه به تجربه‌ای که در چندین سال گذشته در این حوزه کسب‌ شده عموماً سازمان چه ازلحاظ فنی و چه ازلحاظ زمانی و هزینه‌ای توانایی تمرکز بر روی رویکردهای که پیچیدگی زیادی نیازارند، ندارند. پس بهتر است رویکرد و روشی را انتخاب نمایید که علاوه بر سادگی و قابل‌فهم بودن بتوان به‌سرعت اجرا نمود.

ازاین‌رو عموماً در طراحی معماری فرایندی ما رویکرد مبتنی بر مدل مرجع را پیشنهاد می‌کنیم که علاوه بر کاهش هزینه، در زمان مدل‌سازی فرایندها هم کمک شایانی به سازمان خواهد نمود و این اقدام از اضافه‌هزینه موجود در سایر رویکردها جلوگیری خواهد نمود.

پس از انتخاب رویکرد و در نظر گرفتن بهترین آن برای سازمان سوالی که مطرح می‌گردد این می‌باشد که چگونه باید آن را اجرا کرد؟

برای پاسخ به این سوال بهتر از است فلش بکی به قبل‌تر بزنیم؛ همان‌گونه که قبلا گفته شد، مدل‌سازی و معماری فرایندی مکمل یکدیگر بوده و باید آن‌ها را باهم اجرایی نمود. بااطلاع از این موضوع می‌توان معماری فرایند و مدل‌سازی فرایند را در 5 مرحله دید:

• سطح صفر- نقشه‌سازمانی
• سطح 1- مدل زنجیره ارزش – مدل مفهومی
• سطح 2- مدل زنجیره ارزش – مدل منطقی
• سطح 3 – مدل فرایند BPMN ، مدل فیزیکی
• سطح 4 – فعالیت‌ها و فرایندها ، مدل قابل‌اجرا

نگاه به معماری فرایند و مدل‌سازی فرایند باید یک نگاه بالا به پایین باشد. این اشتباهی که بسیاری از سازمان‌ها مرتکب آن می‌شوند و ابتدا به مدل‌سازی فرایندها و فعالیت‌هایشان می‌پردازند و در ادامه روند طراحی زمانی که به سطوح بالاتر یعنی نقشه‌سازمانی و مدل‌های زنجیره ارزش می‌رسند تازه شروع مشکلات آن‌ها خواهد بود. یکی از رایج‌ترین مشکلات برای این نوع نگاه به مدل‌سازی، عدم هم‌راستایی برخی از فرایندهای سازمان با اهداف استراتژیک و فرایندهای اصلی سازمان می‌باشد.

بیشتر بخوانید: بلوغ فرایند های کسب و کار

سطح صفر

نقشه‌های سازمانی که به‌عنوان مدل‌های عملیاتی نیز شناخته می‌شوند ، بالاترین سطح جزئیات در مدل‌سازی فرایند هستند. در نقشه‌سازمانی با توجه به نوع مدل مرجعی که شما انتخاب می‌نمایید (برای مثال APQC) به‌صورت انتزاعی به ترسیم هسته اصلی سازمان با توجه به اهداف سازمان و استخراج آن‌ها می‌نماییم.

به‌طور مثال یک دانشگاه را در نظر بگیرید:

معماری فرایند کسب و کار چیست ؟ | معماری فرایندها و انواع رویکردهای آن | گروه دیجیتال ساینس

برای ترسیم نقشه فرایند این دانشگاه که با توجه به مدل مرجع APQC فرایندها به سه دسته اصلی، مدیریتی و پشتیبانی تقسیم می‌شوند و هسته اصلی اقدامات و فرایندهای سازمان با کمک گرفتن از مدل مرجع نوشته‌شده است.

مخاطبان ایده آل برای رسیدن و ترسیم مدل‌های سطح 0، مدیران ، تحلیل گران کسب‌وکار (استراتژیست‌ها) و معماران کسب‌وکار آن سازمان هستند.

سطح 1

سطح بعدی مدل‌سازی ، مدل زنجیره‌ای ارزش است ، یا همان فرایندهای کلان یا فرایندهای اصلی. مدل زنجیره ارزش را می‌توان چنین تعریف نمود: “زنجیره ارزش یک مدل سطح بالا است که فعالیت‌های عمومی ارزش‌افزوده یک سازمان را طبقه‌بندی می‌کند”

ممکن است بسیاری از افرادی که درزمینهٔ کسب‌وکار تحصیل‌کرده‌اند با تعریف مایکل پورتر از زنجیره ارزش که در کتاب وی با عنوان “مزیت رقابتی: ایجاد و حفظ عملکرد برتر” (1985) شرح داده‌شده است ، آشنا باشند که می‌گوید “ایده زنجیره ارزش بر اساس دیدگاه فرایند سازمان‌ها ، ایده مشاهده سازمان تولیدی (یا خدماتی) به‌عنوان یک سیستم ، متشکل از سیستم‌های فرعی که هرکدام دارای ورودی‌ها ، فرایندهای تحول و خروجی هستند. ورودی‌ها ، فرایندهای تحول و خروجی‌ها شامل جذب و مصرف منابع – پول ، نیروی کار ، مواد ، تجهیزات ، ساختمان‌ها ، زمین ، اداره و مدیریت. نحوه انجام فعالیت‌های زنجیره ارزش ، هزینه‌ها را تعیین می‌کند و بر سود تأثیر می‌گذارد. “

زنجیره ارزش این زیرسیستم‌ها را مدل می‌کند. زنجیره ارزش با یک مرحله شروع آغاز می‌شود ، که ورودی‌ها را نشان می‌دهد ، و سپس هر مرحله از زنجیره زیر یک‌روند تحول را نشان می‌دهد ، تا مرحله نهایی که نشان‌دهنده خروجی‌ها است.

مراحل در یک زنجیره ارزش ممکن است به شکلی که سازمان‌دهی شرکت تنظیم‌شده باشد، نباشد ، اما باید به گونه‌ای سازمان‌دهی شود که نحوه انجام کار برای رساندن ارزش به مشتری را نشان دهد.

مخاطبان ایده آل برای مدل‌های زنجیره ارزش مفهومی صاحبان مشاغل ، تحلیل گران کسب و کار (استراتژیست‌ها) و معماران کسب و کارهستند.

سطح 2

منظور از سطح 2 ترسیم دقیق‌تر زنجیره ارزش و باز کردن آن‌ها به زنجیره‌های ارزش بیشتر است. هر مرحله در یک زنجیره ارزش سطح 1 می‌تواند به یک مدل زنجیره ارزش سطح 2 دقیق‌تر ، مانند مدل زیر پیوند یابد.

مدل‌های سطح 1 سعی می‌کنند آنچه را که اتفاق می‌افتد ازنظر مفهومی مدل‌سازی کنند ، درحالی‌که مدل‌های سطح 2 سعی می‌کنند منطقی آنچه اتفاق می‌افتد را مدل کنند.

ازآنجاکه مدل‌های زنجیره ارزش سطح 1 و 2 بسیار نزدیک هستند ، مخاطبان ایده آل یکسان هستند – صاحبان مشاغل ، تحلیل گران تجارت (استراتژیست‌ها) و معماران تجارت.

تا اینجا ما در حال طراحی معماری فرایند بودیم ولی ازاینجا به بعد هر اقدام ما مربوط به مدل‌سازی فرایندها خواهد بود.

سطح 3

سطح بعدی مدل‌سازی فرایند سلسله‌مراتبی ، مدل فیزیکی است که می‌تواند در مدل فرایند BPM با استفاده از BPMN ترسیم شود و در هر سازمانی حتی مشابه از لحاظ وظیفه، متفاوت می باشد.

 

مخاطبان ایده آل برای مدل‌های فرایند BPMN ، صاحبان مشاغل ، تحلیل گران تجارت ، کارشناسان موضوع مهم و کاربران نهایی هستند.

سطح 4

کمترین سطح مدل‌سازی فرایند سلسله‌مراتبی ، زیر فرایند و فعالیت‌های درون فرایند BPM است که فرایند را قابل اجرا می‌کند. “مدل‌های [سطح 4] نشان‌دهنده نیازهای کامل کسب‌وکار و سیستم با اشاره به پیاده‌سازی خاص یا روش کار است.

مخاطبان ایده آل برای این سطح از جزئیات در یک مدل فرایند ، کارشناسان موضوع ، تحلیلگر تجارت و کاربران نهایی هستند.

تمامی مباحثی که تا الان مطرح گردید، در راستای پاسخ به سوال معماری فرایند چیست ؟ بوده است. با این حال شاید تمامی سوالات شما را پاسخ نداده باشد. در صورتی که نیاز به بحث بیشتری در خصوص معماری فرایندی و یا ترسیم آن با نرم افزارهای مربوطه دارید با ما در ارتباط باشید. مشتاقانه منتظر شما هستیم.

---

منابع:

1-business processes architecture and design

2-Designing a Business Process Architecture: An Overview of Approaches and their Use

3-Designing a Process Architecture