پیشرفت‌های فن‌آوری در دهه گذشته سازمان‌ها را وادار کرده است که گاهی اوقات مدل‌های جدیدی از کسب و کار را ابداع کنند تا در رقابت موجود بین سازمان‌ها پیش روند و باقی بمانند. برای مقابله با چنین تغییرات مهمی در دنیای تجارت، سازمان‌ها شروع به پذیرش یک مفهوم نسبتاً جدیدی به نام مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می‌کنند. مدیریت فرآیند به‌عنوان بهترین روش مدیریت عملی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مزیت‌های رقابتی را حفظ کنند. با اتخاذ رویکرد BPM، سازمان‌ها قصد دارند از طریق افزایش کارایی و چابکی، مزایای تجارتی مشخصی را به دست آورند و بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management Maturity ) و بلوغ فرایند (Process Maturity) خود را افزایش دهند. اصلی‌ترین دلایلی که سازمان‌ها مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) را انتخاب می‌کنند، لزوم توسعه مداوم و بهبود کارسازمان و همچنین بهبود کار خود است که این امر با شرایط رقابتی که شرکت‌ها در آن فعالیت می‌کنند ضروری است. ازاین‌رو مدیریت فرآیند کسب و کار را می‌توان به‌عنوان “یک رویکرد سیستماتیک ساختاریافته برای تجزیه‌وتحلیل و بهبود مستمر فرآیندها” تعریف نمود. رویکردهای مدیریت فرایند را می‌توان در 5 حوزه توصیف کرد که این 5 حوزه عبارت‌اند از:
- انتخاب فرآیند
- درک و تعریف فرایند (نقشه‌برداری فرآیند)
- ایجاد مالکیت فرآیند
- اندازه‌گیری / کنترل فرآیند
- بهبود روند
سازمان‌های مختلف پیشرفته در توسعه BPM خود چگونه هستند؟
در سال‌های اخیر، مطالعات زیادی در مورد مفهوم BPM انجام‌شده است که مزایای آن را بیان می‌کند و آن را به‌عنوان یک رویکرد غالب برای موفقیت سازمانی در محیط کسب و کار امروز پیشنهاد می‌کند. از طرف دیگر، مطالعات دیگری نیز صورت گرفته است كه نشان‌دهنده عدم کارایی و اثربخشی است و همچنین میزان بالای عدم موفقیت در پروژه‌های BPM چندین سازمان است. از همین رو ترکمن[1] معتقد است که اگرچه بسیاری از نویسندگان ارتباطی بین مدیریت فرآیند و موفقیت کسب و کار پیداکرده‌اند، اما به نظر می‌رسد مشکلاتی درزمینه عوامل موفقیت مهم پشتیبانی از اجرای موفقیت‌آمیز مدیریت فرآیند در یک چارچوب نظری وجود دارد.
به همین دلیل و طبق موارد گفته‌شده این سؤال پیش ایجاد می‌گردد که سازمان‌های مختلف پیشرفته در توسعه BPM در سازمان خود چگونه هستند؟
جهت پاسخ به این سؤال می‌توان از مفهوم بلوغ مدیریت فرایند کسب و کار استفاده نمود. مفهوم “بلوغ ” برای رویکردهای مدیریت به‌عنوان راهی برای ارزیابی «وضعیت کامل بودن، تکامل و یا آماده بودن» و «تکامل یا کمال در رشد و یا توسعه» ارائه‌شده است. در ادامه با مفاهیم مدل‌ها و کاربردهای متنوع آن بیشتر آشنا خواهیم شد بررسی خوهایم کرد که مدل بلوغ فرآیندی چیست؟
تاریخچه مدل‌های بلوغ
مدل بلوغ مدیریت کسب و کار نسبت به خود فرآیندهای کسب و کار، سن کمتری دارند و شروع آن مانند سایر مدل‌های بلوغ با مهندسی نرم‌افزار در دهه 1980 آغاز گردید. بااین‌حال مدل‌های بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار به‌شدت تحت تأثیر تفکر کیفی هستند.
نیاز به مدل‌های بلوغ با شروع بحران نرم‌افزاری که در دهه 1970-1980 شروع شد، به‌شدت افزایش پیدا کرد. در آن زمان بسیاری از پروژه‌های فن‌آوری اطلاعات، با مشکلات زیادی در ارائه به‌موقع و بودجه‌بندی صحیح در پروژه‌های خود مواجه بودند، درنتیجه اولین مدل بلوغ برای فرآیندهای توسعه نرم‌افزار پدید آمدند. با الهام ازاین‌دست از مدل‌های بلوغ برای فرآیندهای توسعه نرم‌افزار اولین مدل‌های بلوغ برای فرآیند کسب و کار در اواخر دهه 1990 و اوایل 2000 شکل گرفتند.
خطوط اصلی مدل بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار
این‌ها مدل‌های بلوغ فرایندهای عام هستند که به‌صورت موازی توسعه داده‌شده‌اند و به‌طور گسترده پذیرفته‌شده‌اند و در بخش‌های مختلف مورداستفاده قرار می‌گیرند.
در مراحل اول ایجاد مدل‌های بلوغ در دهه 1980، مدل بلوغ کرازبی توسط IBM برای معرفی شیوه‌های افزایش کیفیت در پروژه‌های توسعه نرم‌افزار ایجاد و به کار گرفته شد. در همان محدوده زمانی در سال 1986، هامفری (نماینده IBM) به موسسه مهندسی نرم‌افزار (SEI) در جهت توسعه یک سری از مدل‌های بلوغ برای وزارت دفاع ایالات‌متحده امریکا ملحق و در ایجاد و گسترش این دست از مدل‌ها کمک نمود.
اولین اقدام آن‌ها بلوغ فرآیند منجر به ایجاد چارچوب بلوغ فرآیند گردید که از پرسشنامه بلوغ با سؤالات مربوط به سطوح بلوغ خاص استفاده می‌کردد. این مدل موجب و پیش‌نیاز طراحی مدل بلوغ قابلیت برای نرم‌افزار که در سال 1991 و 1993 بود. همان‌گونه که در فصول قبل هم اشاره شد این تلاش‌ها درنهایت منجر به ایجاد و شکل‌گیری مدل بلوغ اولیه CMMI در سال 200 گردید.
پس از مطرح نمودن مفهوم بلوغ توسط SEI هرکدام از سازمان‌های مطرح در حوزه‌های مدیریتی به ایجاد و توسعه مدل خود نمودند، ازجمله این سازمان‌ها می‌توان به ایزو[2] و اداره هوانوردی فدرال (FAA[3]) اشاره نمود که هرکدام از این مدل‌ها از اهمیت ویژه برخوردار گردیده‌اند.
درنهایت در سال 2008 گروه مدیریت اشیا (OMG[4]) چارچوب بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMM) که از ساختار CMMI الهام گرفته بود را منتشر نمود.
بلوغ و تاریخچه بلوغ در مدیریت
بلوغ عبارت است از کوشش برنامه‌ریزی‌شده برای پدید آوردن نوعی تحول که هدف آن، یاری‌دادن به اعضای سازمان‌هاست تا بتوانند کارهایی را که موظف به انجام آن هستند به صورتی بهتر از پیش به انجام برسانند. بلوغ سازمانی، نیازمند محیطی است که در آن، بلوغ حاصل گردد. منظور از بلوغ سازمانی، این است که فرآیند تحول در افراد، ساختار، فرهنگ و محصول به‌خوبی پیاده‌سازی و استقرار یابد و قابلیت سازگاری درون و برون‌سازمانی در سطح مطلوبی ایجاد گردد. بلوغ سازمانی موجب می‌گردد تا سازمان بتواند به‌راحتی پارادایم‌های سازمانی را تغییر و از این طریق، درروند محصولات خود، چرخش رقابتی ایجاد کند.
مفهوم بلوغ در مدیریت در سال 1986 توسط بنیاد مهندسی نرم‌افزار در دانشگاه کارنگی ملون که درحال‌توسعه یک چارچوب بلوغ فرآیندی با کمک شرکت میتر[5] که به سازمان‌ها کمک می‌کرد، فرآیندهای نرم‌افزاری خود را بهبود بخشند، مطرح گردید. این تلاش در جهت پاسخ به درخواست کمک دولت فدرال جهت ارائه یک روش برای ارزیابی توانمندی‌های پیمانکاران نرم‌افزاری خود آغاز گردید. در ژوئن 1987، SEI یک توضیح مختصر از چارچوب بلوغ فرآیند نرم‌افزار منتشر و در سپتامبر 1987 یک پرسشنامه اولیه از ارزیابی و سنجش بلوغ ارائه نمود.
بر اساس تجربه در استفاده از چارچوب بلوغ فرایند نرم‌افزار و پرسشنامه بلوغ برای تشخیص مشکلات و بهبود فرآیند، SEI این مفاهیم و اقدامات را به‌عنوان مدل بلوغ قابلیت برای نرم‌افزار معرفی نمود. نسخه 1 این مدل در سال 1991 و نسخه 1/1 آن را در سال 1993 منتشر شد. همچنین SEI در سال 1995 مدل بلوغ قابلیت نرم‌افزار را در قالب یک کتاب چاپ و در دسترس عموم قرارداد. پس از انتشار مدل CMMI نرم‌افزار CMM به نفع آن بازنشسته گردید، درحالی‌که این نرم‌افزار الهام‌بخش بسیاری از استانداردها و چارچوب‌های بلوغ ازجمله P-CMM، System-CMM، مهندسی سیستم و … می‌باشد.
نرم‌افزار CMM تأثیر زیادی بر جامعه نرم‌افزاری داشته است. بسیاری از مطالعات موردی و گزارش‌های پژوهشی بر تأثیر آن بر بهره‌وری، چرخه عمر و کیفیت و سطح بلوغ اشاره می‌کنند.
CMMI به‌وسیله تیم CMMI، توسعه پیدا کرد. این تیم متشکل از کارشناسان بهبود فرآیند از دولت، صنایع و بنیاد مهندسی نرم‌افزار به‌منظور بهبود مدل بلوغ قابلیت موجود تشکیل گردید. گروه CMMI متوجه گردید بهترین راه برای توسعه نرم‌افزار ادغام چارچوب‌ها در یکدیگر است تا سازمان‌ها بتوانند برای بهبود فرآیندهایشان در سراسر سازمان مورداستفاده قرار دهند. در سال 2000، تیم مدل اصلی، فایل‌های آموزشی و روش‌های ارزیابی CMMI را منتشر نمود که تمامی نرم‌افزارهای و مهندسی سیستم را با یکدیگر ترکیب کرده بودند. همچنین مدل جهت یکپارچگی‌هایی که در آینده با سایر رشته‌ها رخ خواهد داد طراحی‌شده بود.
مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار یک روش سازمان‌یافته و نظام‌مند به‌منظور تعریف، طراحی، ایجاد، مستندسازی، اندازه‌گیری، پایش و کنترل کلیه فرآیندهای کسب و کار مکانیزه و غیرمکانیزه، به‌منظور دستیابی به نتایج هدف‌گذاری شده همسو با اهداف استراتژیک سازمان می‌باشد. مدیریت فرآیند کسب و کار شامل تعریف خودخواسته و هماهنگ و بر پایه فناوری فرآیندهای E2E، بهبود، نوآوری و مدیریت فرآیندهای E2E، به‌منظور دستیابی به نتایج کسب و کار، ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان و دستیابی به اهداف سازمان با چابکی بالاتر است. مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمان را قادر می‌سازد که فرآیندها را با استراتژی کسب و کار همسو ساخته که این امر نیز زمینه افزایش بهره‌وری و اثربخشی از طریق بهبود فعالیت‌های سازمان و یا واحدهای سازمانی را، در ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی فراهم می‌آورد.
بیشتر بخوانید: برخی از روش های مدل سازی ابتدایی
بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار چیست
از زمان اختراع مدل یکپارچه بلوغ قابلیت، واژه “بلوغ ” معیاری جهت سنجش توانایی کسب و کار در انجام قابلیت‌های خاص شده است.
مدل‌های بلوغ مجموعه‌ای از معیارها یا استانداردهایی است که توسط سازمان و صاحبان مشاغل مورداستفاده قرار می‌گیرد تا سطح کارایی و انطباق در حوزه‌های خاصی را ارزیابی می‌کنند. مدل‌های بلوغ به‌عنوان مجموعه‌ای از سطوح طراحی‌شده‌اند که هرکدام از آن‌ها الزامات خاص خود رادارند که باید توسط سازمان برطرف شود تا با آن سطح خاص مطابقت داشته باشد. ازاین‌رو یک مدل بلوغ فرایند مجموعه‌ای از مراحل ساختاری به‌خوبی تعریف‌شده است که توضیح می‌دهد که چقدر عملکرد، رفتار و فرآیند یک سازمان به‌طور مداوم می‌تواند نتیجه‌ای از پیش تعیین‌شده را تولید کند. مدل بلوغ را می‌توان به‌عنوان یک مدل صلاحیت خاص در نظر گرفت که درجات مختلف بلوغ را نشان می‌دهد. پس می‌توان بلوغ فرآیند را، درجه‌ای که یک فرآیند خاص به‌خوبی تعریف، کنترل، ارزیابی و موفق انجام شود، تعریف نمود.
بلوغ فرآیندها و بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار، دقیقاً مانند بلوغ به یک نتیجه به‌هم‌پیوسته از: رشد، توسعه، تغییر و بهبود مناطق مختلف عملکرد شرکت، به‌ویژه موارد مرتبط با مدیریت فرآیندهای اجراشده سازمان، می‌باشد. بلوغ فرآیندها و مدیریت فرآیند کسب و کار می‌تواند به‌عنوان معیاری از آمادگی و توانایی سازمان بیان‌شده در بین افراد، فرآیندها، داده‌ها و فناوری‌ها توضیح داده شود و شیوه‌های اندازه‌گیری مداوم همچون میزان تعریف فرآیندها، مدیریت، انعطاف‌پذیر، اندازه‌گیری و تأثیرگذار، در آن وجود دارد.
مدیریت فرآیند کسب و کار شامل نقشه راه‌های گام‌به‌گام می‌باشد و به‌طورکلی پذیرای بهترین شیوه‌ها است که اساساً به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا سطح بلوغ فعلی فرآیند و مدیریت فرآیند خود (As-Is) را شناسایی کنند و تعریف کنند که در کجا و چگونگی آن‌ها (To-Be) بهبود پیدا نمایند. درنتیجه، اهداف این مدل‌ها معمولاً سه بخش است:
توصیفی: یک مدل بلوغ وقتی قابلیت‌های فعلی واحد موردبررسی را با توجه به معیارهای خاص ارزیابی می‌کند، برای ارزیابی‌های وضعیت فعلی (As-Is) بکار می‌رود. ازاین‌رو مدل بلوغ به‌عنوان یک ابزار تشخیصی استفاده می‌شود.
تجویزی: مدل بلوغ نشان می‌دهد که چگونه می‌توان سطح بلوغ مطلوب را تشخیص داد و دستورالعمل‌ها یا دوره‌های اقدام در مورد اقدامات بهبود جهت افزایش سطح بلوغ را ارائه می‌دهد.
مقایسه‌ای: مدل بلوغ نشان می‌دهد که چگونه می‌توان با استفاده از آن به مقایسه سازمان‌های مختلف پرداخت و شیوه‌های مشابهی را با خاستگاه‌های مختلف مقایسه نمود.
با توجه به موارد گفته‌شده می‌توان گفت در سازمان‌های بالغ، فرآیندها نه‌تنها اجرا و مدیریت می‌شوند، بلکه مطابق با طراحی نیز اجرا می‌شوند. فرآیندهای لازم برای مستندسازی، نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای کسانی که فعالیت‌های مرتبط را انجام می‌دهند به‌وضوح تعریف و قابل‌درک هستند. پیشرفت‌های لازم در فرآیندهای منتخب توسعه‌یافته، کنترل‌شده و با اهداف تجاری تنظیم می‌شود. بر کیفیت محصولات و خدمات و همچنین فرآیندهای ساخت آن‌ها نظارت می‌شود. این‌ها برخی از مزایای افزایش سطح بلوغ در سازمان می‌باشد، درنتیجه، اهمیت و فواید بلوغ فرآیندها و مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان مشخص است.
هزینه بلوغ
بااین‌حال، همان‌طور که در شکل زیر نشان داده‌شده است، باید دانست که تلاش‌های لازم برای پیشرفت با بلوغ فرآیند باعث هزینه (زمان، تلاش، پول) می‌شود. توازن آن هزینه‌ها با مزایای مورد انتظار تصمیم مهمی است که سازمان در تعیین سطح بلوغ مورد انتظار باید اتخاذ کند.
بیشتر بخوانید: معماری فرایند کسب و کار و رویکردهای اجرای آن
انواع مدل موجود بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار
مدل‌های بلوغ برای ارزیابی بلوغ (به‌عنوان‌مثال شایستگی، توانایی، سطح پیچیدگی) دامنه انتخاب‌شده بر اساس مجموعه معیارهای کم‌وبیش جامع طراحی‌شده‌اند. محبوب‌ترین روش ارزیابی بلوغ، مقیاس پنج نقطه‌ای لیکرت با 5 سطح است که سطح 5 بالاترین سطح بلوغ را نشان می‌دهد. مدل‌های بلوغ از زمانی که مفهوم اندازه‌گیری بلوغ با مدل قابلیت بلوغ (CMM) از انستیتوی مهندسی نرم‌افزار (SEI) معرفی‌شده است – در دوره‌های مختلفی گسترش‌یافته است. برخی از نمونه‌های مدل‌های بلوغ فرآیندها و بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار موجود در جدول زیر آمده است.
مدل های بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار
منابع
Maturity Models in Business Process Management
A Model for Business Process Management Maturity
Developing a business process management maturity model: A study of 300 Iranian superior companies
[1] Trkman
[2]. Iso
[3]. Federal Aviation Administration
[4]. Object Management Group
[5]. Miter
گذاشتن کامنت