ریسک در دیدگاه‌های سنتی جایگاه خوبی ندارد و آن را «تهدیدهایی» همراه با پیامدهای نامطلوب بر اهداف پروژه می‌دانند. اما تفکر کنونی دیدگاهی متفاوت و به صورت «ریسک مطلوب » و یا «فرصت» به آن می نگرد که با تاًثیری مفید بر نیل به اهداف همراه می‌باشد. علی‌رغم این نظریه، اکثر کاربردهای فرآیند مدیریت ریسک همچنان بر مدیریت تهدیدها متمرکز است و رویکردهای مدیریت فرصت ها اندک و منفعل هستند. همچنین، به نظر می‌رسد که ابزارها و شیوه‌های موجود در اختیارِ متخصصان، بر جنبه‌های منفی ریسک متمرکز هستند. این امر به ویژه در مورد مرحله برنامه‌ریزی واکنش و یا پاسخ به ریسک صادق است؛ جایی که در آن راهبردهای رایج اجتناب، انتقال، کاهش و پذیرش تنها برای مقابله با تهدیدها مناسب هستند. در راستای پاسخ به فرصت‌ها وجود راهبردهای جدید امری ضروری است. در مقالۀ پیش‌رو با رویکردهای پیشنهادی برای پاسخ به فرصت‌ها آشنا خواهید شد که به راهبردهای آشنای پاسخ به تهدیدها مبتنی می‌باشند. هر کدام از راهبردهای پاسخ به تهدیدها برای تعیین اصل اساسی تعمیم می‌یابند و سپس معادل مثبتی را برایش ارائه می‌دهند؛ یعنی حذف عدم‌قطعیت برای بهره‌برداری از فرصت‌های شناسایی‌شده، تسهیم فرصت‌ها با شخص ثالثی که به بهترین وجه قادر به مدیریتشان است، افزایش احتمال و/یا تأثیر همچنین نادیده گرفتن فرصت‌های جزئی و باقیمانده. به‌واسطۀ اصلاح راهبردهای برنامه‌ریزی پاسخ به ریسک، مدیریت فرصت ها یکی از اجزای لاینفک در مدیریت ریسک است؛ به‌طوری که موقعیتی برابر با تهدیدها برایشان فراهم می‌کند و به دنبال مدیریت فعالانه‌شان در راستای دستیابی به منافع است. متخصصان حوزۀ ریسک بر این باورند که عدم‌قطعیت با جنبه‌هایی مثبت و منفی همراه است – به کارگیری رویکرد مذکور این قدرت را به آنها میدهد تا این باورشان را عملی کنند.
«ریسک» چیست – یک تعریف و یا دو؟
با توجه به تجارب این امر بدیهی است که همه پروژه‌ها در معرض عدم‌قطعیت قرار دارند که از منابع متعدد (ازجمله مسائل فنی، مدیریتی و تجاری، داخلی و خارجی پروژه) ناشی می‌شود. همچنین، باور عموم بر این است که مدیریت موفق عدم‌قطعیت یکی از عوامل مهم در موفقیت پروژه به شمار می‌رود. این امر در مدیریت ریسک پروژه موضوع بسیار مهمی است که رویکردی ساختاریافته را برای مدیریت عدم‌قطعیت اجتناب‌ناپذیر در پروژه‌ها ارائه میدهد.
بدیهی است بروز عدم‌قطعیت با اثرات مختلفی بر نیل به اهداف پروژه همراه خواهد بود، از فاجعه کامل تا غافلگیری غیرمنتظره. با وجود این، فرآیند مدیریت ریسک سنتی، که اکثر مدیران پروژه به آن متوسل می‌شوند، تنها بر اثرات منفی و بالقوه عدم‌قطعیت متمرکز است. بنابراین، در راستای شناسایی و مدیریت تهدیدها تلاش‌های فراوانی می‌کنند، در حالی که فرصت‌ها را نادیده می‌گیرند.
برخی از کارشناسان حوزۀ مدیریت ریسک ترویج فرآیندی مشترک و یکپارچه را برای مدیریت فرصت ها و تهدیدها آغاز کردند تا از به حداقل رسیدن اثرات منفی ناخواسته و در عین حال به حداکثر رساندن احتمال بهره‌برداری از اثرات مثبت غیرمنتظره مطمئن شوند.
بیشتر بخوانید:
نمودار علت و معلول (استخوان ماهی) چیست؟
توصیه به استفاده از فرآیندی مشترک برای مدیریت فرصت ها و تهدیدها از گنجاندن جنبه‌های مثبت در تعاریف اخیر از «ریسک» نشات می‌گیرد. این موضوع به نوبه خودش با مباحث زیادی در میان جامعۀ کارشناسان حوزۀ ریسک همراه است و افراد و گروه‌هایی مواضع مخالف قوی را اتخاذ کرده و از آنها دفاع می‌کنند. مسئلۀ حائز اهمیت این است که آیا اصطلاح «ریسک» باید هم فرصت‌ها و هم تهدیدها را در بر گیرد و یا اینکه «ریسک» منحصرا منفی همراه با «فرصتی» متمایز از لحاظ کیفی است. به ظاهر دو گزینه وجود دارد:
1. «ریسک» اصطلاحی جامع، با دو نوع تفسیر است:
- – «فرصت» که خطری با اثرات مثبت است
- – «تهدید» که خطری با اثرات منفی است
2. «عدم‌قطعیت» اصطلاحی جامع، با دو نوع تفسیر است:
- – «ریسک» که منحصراً به نوعی تهدید اشاره می‌کند؛ برای مثال، عدم‌قطعیت با اثرات منفی
- – «فرصت» که نوعی عدم‌قطعیت با اثرات مثبت است.
بی‌شک کاربرد عام از واژۀ «ریسک» با جنبه‌های منفی‌اش عجین شده است. این امر را می‌توان در تعاریف سنتی از این واژه، هم در لغت‌نامه‌های استاندارد و هم در برخی از تعاریف فنی، مشاهده کرد.
با وجود این، برخی از نهادهای حرفه‌ای و سازمان‌های استاندارد به‌تدریج تعاریفی را از «ریسک» مطرح کردند تا به هر دو جنبه‌ی مثبت و منفی توجه شود. تعدادی از این‌ها تعاریفی دارند که در آنها ماهیت اثر تعریف نشده است و بنابراین به‌طور ضمنی در بردارندۀ اثرات مثبت و منفی است. سایر موارد در نامگذاری فرصت‌ها و تهدیدها در تعریفشان از «ریسک» صریح هستند.
آخرین ویرایشِ راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه (راهنمای PMBOK) جدیدترین استانداردی است که در بردارندۀ هر دو، فرصت‌ها و تهدیدها، در تعریف «ریسک» می‌باشد که مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) منتشر کرد، با توجه به اظهارتش «ریسک پروژه، رویداد و یا شرایطی نامطمئن است که درصورت وقوع با تاثیری مثبت و یا منفی بر اهداف پروژه همراه خواهد بود. ریسک پروژه شامل تهدیدهایی برای اهداف پروژه و فرصت‌های بهبود در آن اهداف است». راهنمای PMBOK همچنین مدیریت ریسک را «فرایندی سیستماتیک برای شناسایی، تحلیل و پاسخ به ریسک پروژه تعریف می‌کند که شامل به حداکثر رساندن رویدادهای مثبت و به حداقل رساندن رویدادهای نامطلوب است».
تصمیم‌گیری در راستای در نظر گرفتن فرصت ها و تهدیدها در تعریفی واحد از ریسک، در واقع، بیانیه‌ای واضح از این نیت است که هر دو به یک اندازه بر موفقیت پروژه تأثیرگذار هستند و در هر دو مدیریت فعال، ضروری است. فرصت ها و تهدیدها ماهیت کیفی متفاوتی ندارند؛ زیرا هر دو شامل عدم‌قطعیت هستند که پتانسیل تأثیرگذاری بر اهداف پروژه را به همراه دارند. بنابراین، هر دو را می‌توان با فرآیندی یکسان مدیریت کرد، هرچند برای مدیریت موثر فرصت ها، ممکن است کاربرد برخی اصلاحات در رویکرد استاندارد مدیریت ریسک اهمیتی ویژه داشته یاشد.
اهمیت برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک
در رابطه با عناصر فرآیند ریسک موثر توافقی گسترده وجود دارد، اگر چه ممکن است دامنه و نام مراحل آن متفاوت باشند. فرآیند مدیریت ریسک پیچیده نیست و صرفاً نوعی رویکرد متعارف و ساختاریافته برای مقابله با عدم‌قطعیت است و تضمین می‌کند که تمامی ریسک‌های قابل‌پیش‌بینی به‌درستی تحت نظر هستند. هدف این است که به جای انتظار برای وقوع ریسک هایی که نیاز به واکنش دارند، مدیریت فعالانه را از قبل امکانپذیر کنیم. فرایند معمولی مدیریت ریسک در ابتدا شامل مرحله آماده‌سازی/تنظیم و مرحلۀ تعیین اهداف خواهد بود که مسئله شناسایی ریسک‌ها پس از آن به میان می‌آید. سپس با استفاده از روش‌های کمی و کیفی، ارزیابی و یا تحلیلشان می‌کنند. برای رسیدگی و بررسی ریسک‌های شناسایی‌شده پاسخ‌هایی ارائه می‌شود و در نهایت، پاسخ‌های مورد توافق را به اجرا در می‌آورند، سپس، در راستای به‌روزرسانی ارزیابی ریسک، این فرایند را با حلقه بازخورد و بررسی خاتمه می‌دهند.
با وجود این، به نظر می‌رسد که یکی از مراحل مربوط به فرآیند مدیریت ریسک در حصول اطمینان از برخورد مناسب با ریسک از اهمیتی ویژه برخوردار باشد. مراحل شناسایی و تحلیل ریسک، شامل مرحله کیفی و کمی، صرفاً خطراتی را توصیف می‌کنند که پروژه در معرض آنها قرار دارد. این مرحله برنامه‌ریزی واکنش به ریسک است که در آن راهبردها را تعیین و اقداماتی را تدوین می‌کنند که پیاده‌سازی‌شان تأثیری مستقیم بر مواجهه با ریسک خواهد داشت.
اگر بپذیریم که تعریف ریسک شامل تهدیدها و فرصت‌ها است و فرآیند مدیریت ریسک باید برخوردی یکسان و موثر با هر دو داشته باشد، این سوال مطرح می‌شود که آیا مرحله برنامه‌ریزی پاسخ به ریسک، که در حال حاضر انجام می‌شود، می‌تواند این الزام را برآورده کند یا خیر؟
بیشتر بخوانید:
برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک – رویه فعلی
در اکثر دستورالعمل‌های مدیریت ریسک دست‌کم به چهار نوع راهبرد در پاسخ به ریسک‌های شناسایی‌شده پرداخته شده است:
- – اجتناب: برای از بین برد عدم‌قطعیت
- – انتقال: انتقال مالکیت و یا مسئولیت به شخص ثالث
- – کاهش: کاهش احتمال و یا شدت خطر به کمتر از حد آستانه پذیرش
- – پذیرش: شناخت ریسک‌های باقیمانده و ارائه پاسخ هایی برای کنترل و نظارت بر آنها
پرکاربردترین استانداردها و دستورالعمل‌های ریسک مجموعه‌ای از راهبردهای یکسان و یا مشابه را با تغییرات جزئی در اصطلاحات اتخاذ می‌کنند. هدفشان ارائه چارچوبی راهبردی از انواع پاسخ‌ها است که این فرصت را فراهم می‌کند تا برای هر کدام از ریسک‌های شناسایی‌شده راهبردی با پاسخ مناسب را انتخاب کنیم که سپس به اقداماتی برای مقابلۀ فعالانه با ریسک تبدیل می‌شود.
از آنجایی که رویکردهای مشابه در برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک در استانداردها و دستورالعمل‌های مدیریت ریسک منتشر شده‌اند، این امر نشان‌دهندۀ عملکرد فعلی از نظر برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک است. با وجود این، بدیهی است که اگر فرآیند مدیریت ریسک در برگیرنده مدیریت فرصت ها باشد، پس رویکرد سنتی در برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک ناکافی است؛ زیرا عمدتاً تهدیدها را هدف قرار میدهد. واضح است که هیچ مدیر پروژه‌ای مایل به اجتناب از بهره‌مندی از فرصت‌ها نیست، همچنین معمولاً انتقال منافع بالقوه به شخص ثالث امری مناسب تلقی نمی‌شود. کاهش فرصت برای تقلیل آن نیز رویکردی اشتباه است و پذیرفتن منفعلانۀ احتمال وقوع فرصت نیز غیرعاقلانه به نظر می‌رسد.
با توجه به اینکه مرحله برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک با بیشترین تأثیر مستقیم بر مواجهه با ریسک همراه است، می‌توان انتظار داشت که این مرحله به بخشی در فرآیند مدیریت ریسک تبدیل شود که به‌وضوح هم فرصت‌ها و هم تهدیدها را هدف قرار میدهد. با وجود این، برخی از اصلاحات در راهبردهای استاندارد برای پاسخ به ریسک ضروری هستند تا آنها را برای مدیریت فرصت ها مناسب سازند.
برنامه‌ریزی برای فرصت‌ها
اگر در مراحل برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک به استانداردها و دستورالعمل‌های مدیریت ریسک دقیق توجه کنید، هیچ یک از آنها رویکردهای مناسبی را برای مقابله با ریسک‌های (و یا فرصت‌های) مثبت و مطلوب ارائه نمی‌کنند، البته به استثنای استاندارد بریتانیا BS6079 قسمت 3 (BS6079-3:2000). مرحله «توجه به ریسک» در فرآیند BS6079-3:2000 مقابله با تهدیدها را تحت چهار عنوان «حذف و یا اجتناب، تسهیم ریسک، کاهش احتمال، کاهش پیامدها» مطرح می‌کند همچنین چهار گزینه را برای پرداختن به فرصت‌ها ارائه می‌کند که عبارتند از: «تسهیل دادن، حضور تسهیل‌گران، افزایش احتمال، بهبود پیامدها». علی‌رغم این تلاش‌ها برای هدایت متخصصین به سمت راهبردهایی برای پاسخ به فرصت‌های شناسایی‌شده، جزئیات اندکی برای رویکردهای توصیه‌شده ارائه شده است و نه مجموعه‌ای از انواع پاسخ‌ها و نه طیف کاملی از گزینه‌ها را نشان می‌دهند. توضیحات مربوط به هر کدام از انواع پاسخ به فرصت‌ها در BS6079-3:2000 مختصر هستند و هم‌پوشانی دارند؛ برای مثال:
- – تسهیل را این‌گونه تعریف می‌کنند: «انتخاب رویکرد پروژه بر اساس آن و بهبود نتایج سایر ذینفعان»
- – حضور و مشارکت تسهیل‌گران به معنای «درگیر کردن ذی‌نفعانی است که می‌توانند به تسهیل وقوع فرصت کمک کنند»
- – افزایش احتمال با «تغییر رویکرد پروژه، بررسی پیوندهای علّی بین فرصت و پروژه» قابل‌دستیابی است.
- – بهبود پیامدها به‌منزلۀ «برنامه‌ریزی برای بهره‌مندی کامل از فرصت‌ها در صورت وقوع است.»
مؤسسه استاندارد بریتانیا دست‌کم به دلیل تلاش‌هایش برای ارائه راهبردهایی صریح برای مدیریت فرصت های شناسایی‌شده قابل ستایش است. با وجود این، رویکردهای پیشنهادی فاقد پیوستگی است و کامل نیستند، همچنین به مجموعه‌ای ساختاریافته از راهبردها نیاز دارد.
از آنجایی که مدیران پروژه و متخصصین حوزۀ ریسک برای پاسخ به ریسک‌ها و یا (تهدیدهای) مربوط به اجتناب، انتقال، کاهش و پذیرش از چهار راهبرد متداول استفاده می‌کنند، این امر منطقی است که راهبردها را پایه‌ای برای توسعه راهبردهای مناسب برای پاسخ به فرصت‌های شناسایی‌شده نیز در نظر بگیریم. بنابراین، با درک و تعمیم اصل اساسی در پشت هر کدام از راهبردهای مربوط به تهدید، این امر امکانپذیر خواهد شد. سپس در راستای توسعه رویکردی معادل و مثبت برای مقابله با فرصت‌ها باید گسترش داد. این اصل را در شکل 1 می‌توانید مشاهده کنید و در پاراگراف‌های زیر به تفصیل شرح خواهیم داد.
شکل 1. تعمیم پاسخ‌های مربوط به تهدیدها برای مقابله با فرصت‌ها
تعمیم و گسترش این چهار راهبرد رایج در رابطه با تهدید به مفاهیم زیر منجر می‌شود:
- – راهبردهای اجتنابی در برخورد با تهدیدها، در واقع به دنبال حذف عدم‌قطعیت هستند. معادل مطلوب این است که از فرصت‌های شناسایی‌شده بهره‌برداری کنیم – به معنای از بین بردن عدم‌قطعیت با تلاش برای تحقق این فرصت‌ها.
- – انتقال ریسک در مورد تخصیص مالکیت برای امکان‌پذیری مدیریت موثر تهدیدها. این امر به‌واسطۀ تسهیم فرصت‌ها منعکس می‌شود – واگذاری مالکیت به شخص ثالثی که به بهترین نحو می‌تواند فرصت را مدیریت کند و احتمال وقوعش را به حداکثر برساند.
- – کاهش به دنبال اصلاح میزان مواجه با ریسک است و در تهدیدها این امر شامل کاستن از میزان احتمال و یا تأثیر است. معادل فرصت، درحقیقت، افزایش فرصت است – افزایش احتمال و یا تأثیر آن برای به حداکثر رساندن سود به نفع پروژه.
- – پذیرش پاسخ به تهدیدها شامل ریسک باقیمانده در خط مبنا بدون اقدامات خاص است. فرصت‌های گنجانده شده در خط مبنا را نیز می‌توان نادیده گرفت. با اتخاذ یک رویکرد فعالانه، البته بدون انجام اقداماتی صریح.
عموم بر این باورند که راهبردهای مقابله با تهدیدها باید به‌ترتیب اجتناب – انتقال – کاهش – پذیرش در نظر گرفته شوند. به این معنی که در هر ریسک (تهدید)، ابتدا، باید پرسید که آیا می‌توان از آن اجتناب کرد و سپس باید به دنبال انتقال‌های احتمالی بود که در نهایت گزینۀ کاهش و پذیرش ریسک‌های باقیمانده مطرح می‌شوند. عوامل موردنظر در تصمیم‌گیری دربارۀ مناسب‌تر بودن یکی از راهبردهای پاسخ به ریسک راهبرد عبارتند از: نوع و ماهیت ریسک، مدیریت‌پذیری آن، شدت بالقوه تأثیرش، در دسترس بودن منابع برای عملی کردن پاسخ منتخب و مقرون‌به‌صرفه بودن. به همین ترتیب، راهبردهای پاسخ به فرصت را باید به‌ترتیب بهره‌برداری-تسهیم-افزایش-نادیده گرفتن در نظر گرفت.
با توجه به مطالب زیر، هر یک از این چهار راهبرد فرصت را بیشتر می‌توان توسعه داد.
راهبردهای پاسخ در مدیریت فرصت ها
بهره‌برداری
هدف از این راهبرد برای پاسخ به ریسک حذف عدم‌قطعیت مرتبط با ریسک‌های مطلوب و خاص است. ریسک و فرصت به‌عنوان عدم قطعیتی تعریف می‌شوند که در صورت وقوعشان تأثیری مثبت بر نیل به اهداف پروژه خواهند داشت.
هره‌برداری به دنبال از بین بردن عدم‌قطعیت با ایجاد فرصت است. در حالی که هدف از راهبرد معادل تهدید-ریسک اجتناب از کاهش احتمال وقوع به صفر است، هدف از راهبرد بهره‌برداری از فرصت‌ها افزایش احتمال به 100٪ است – در هر دو مورد عدم‌قطعیت حذف می‌شود. این راهبرد تهاجمی‌ترین راهبرد برای پاسخ به ریسک است و معمولاً به «فرصت‌های طلایی» با احتمال بالا و تأثیری مثبت و بالا اختصاص دارد که پروژه و یا سازمان نمی‌تواند از دستش بدهد.
همان‌طور که اجتناب از ریسک در تهدیدها به‌طور مستقیم و یا غیرمستقیم صورت می‌گیرد، در بهره‌برداری از فرصت‌ها نیز رویکردهایی مستقیم و غیرمستقیم وجود دارد. پاسخ‌های مستقیم شامل تصمیم‌گیری مثبت برای گنجاندن فرصت‌ها در اهداف و یا خط اصلی پروژه و از بین بردن عدم‌قطعیت دربارۀ وجود و یا عدم وجود فرصت‌های بالقوه در پروژه، به جای واگذاری‌شان به شانس، است. پاسخ‌های بهره‌برداری غیرمستقیم شامل انجام پروژه به شیوه‌ای متفاوت است تا فرصتی برای نیل اهداف حاصل شود، البته در حالی که همچنان اهداف پروژه محقق شوند؛ مثلاً به‌واسطۀ تغییر روش و یا فناوری منتخب. جایی که اجتناب حول تهدید می‌چرخد تا نتواند بر پروژه تأثیر بگذارد، بهره‌برداری مانع از این فرصت می‌شود تا مطمئن شود که از دست نمی‌رود و در واقع آن را غیرقابل اجتناب می‌کند.
بیشتر بخوانید:
پاورپوینت آموزش روش مدلسازی ساختاری تفسیری ISM
تسهیم ریسک
یکی از اهداف مشترک در مرحله برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک تضمین این امر است که مالکیت پاسخ به ریسک به شخص و یا طرفی اختصاص می‌یابد که از بهترین توانایی برای مدیریت هر چه بیشتر ریسک برخوردار است. مسئولیت و مدیریت انتقال تهدید، البته درصورت وقوع تهدید، برعهدۀ شخص ثالث است. به‌طور مشابه، تسهیم فرصت‌ها شامل تخصیص مالکیت به شخص ثالثی است که به بهترین وجه قادر به مدیریت آن است، البته هم از نظر به حداکثر رساندن احتمال وقوع و هم از نظر افزایش مزایای بالقوه در صورت بروز فرصت. همان‌طور که انتقال تهدیدها به افراد با مسئولیت‌پذیری در رابطه با تاثیرات منفی‌اش همراه است، اشخاصی که از آنها خواسته می‌شود تا فرصتی را مدیریت کنند باید در مزایای بالقوه‌اش نیز سهیم باشند.
بدیهی است توجه به ذینفعان پروژه به‌عنوان مالکان بالقوۀ این نوع پاسخ امری کاملا منطقی است؛ زیرا منفعتی مشخص در پروژه دارند و بنابراین احتمالاً آماده هستند تا مسئولیت مدیریت فرصت های شناسایی‌شده را به طور فعال بر عهده بگیرند.
در انتقال تهدیدها بین طرف‌های مختلف، برخی از سازوکارهای قراردادی، کاربردی ویژه دارند و از رویکردهای مشابه برای تسهیم فرصت‌ها می‌توان استفاده کرد. مشارکت‌های مربوط به تسهیم ریسک، تیم‌ها، شرکت‌هایی با هدف خاص و یا سرمایه‌گذاری‌های مشترک را می‌توان با اهدافی صریح در رابطه با مدیریت فرصت ها ایجاد کرد. ترتیبات ریسک-پاداش در چنین شرایطی باید تقسیم عادلانه از منافع ناشی از هر فرصتی را تضمین کند که ممکن است محقق شود. قرارداد مربوط به هدف-هزینه-انگیزش هم در تهدیدها و هم در فرصت‌ها جایگاهی خوب دارد؛ زیرا سازوکاری را برای توزیع سود و یا زیان ارائه میدهد.
این امر حائز اهمیت است که تسهیم ریسک صرفاً به کنار گذاشتن مسئولیت از سوی مدیر پروژه تبدیل نشود، مدیر پروژه باید در مدیریت تمام ریسک‌هایی مشارکتی فعال داشته باشد که می‌توانند بر اهداف پروژه تأثیرگذار باشند.
افزایش
در نوع سوم از راهبردهای پاسخ، برای ریسک‌هایی که نمی‌توان از آنها اجتناب و یا بهره‌برداری و یا منتقل‌شان کرد و یا در آنها سهیم شد، به دنبال اصلاح «اندازه» ریسک هستند تا آنها را قابل‌قبول‌تر کنند. در مورد تهدیدها، هدف کاهش ریسک در راستای تقلیل احتمال وقوع و/یا شدت تأثیر بر اهداف پروژه است. به همین ترتیب در مدیریت فرصت ها، با شناسایی و به حداکثر رساندن محرک‌های اصلی ریسک، فرصت‌ها را می‌توان با افزایش احتمال و یا تأثیر، افزایش داد.
احتمال وقوع یک فرصت ممکن است با تلاش برای تسهیل و یا تقویت علت ریسک، هدف قرار دادن فعالانه و تقویت شرایط محرک و قابل‌شناسایی افزایش یابد. (البته اگر احتمال به 100% افزایش یابد، در واقع نوعی پاسخ بهره‌برداری است.) در این راستا محرک‌های تأثیرگذار بر میزان تأثیرهای مثبت نیز می‌توانند مورد هدف قرار گیرند که به دنبال افزایش حساسیت پروژه به فرصت‌ها و در نتیجه به حداکثر رساندن منافع هستند.
در مواردی که ریسک‌ها و فرصت‌های ناشی از علل مشترک شناسایی شوند، جستجوی اقدامات بهبود عمومی با منشایی مشترک می‌تواند مقرون‌به‌صرفه باشد. اگر این اقدامات موفقیت‌آمیز باشند، بیش از یک فرصت را متاثر خواهند کرد و می‌تواند به افزایش معناداری در منافع پروژه بیانجامد.
پاسخ‌های افزایش ریسک احتمالاً مختص ریسک‌ها و فرصت‌های شناسایی‌شده است؛ زیرا به علل خاص ریسک و اثرات منحصربه‌فردش بر اهداف پروژه می‌پردازد. بنابراین ارائه فهرستی جامع از اقدامات تحت این راهبرد امکانپذیر نیست و انجام اقداماتی متنوعی باید مد نظر باشند.
چشم‌پوشی
ریسک‌های باقیمانده آنهایی هستند که پس از پایان یافتن پاسخ‌های اجتنابی/بهره‌برداری، انتقال/تسهیم و کاهش/افزایش باقی می‌مانند. آنها همچنین شامل آن دسته از ریسک‌های جزئی، که در آن هیچ پاسخی احتمالاً مقرون‌به‌صرفه نیست، و ریسک‌های غیرقابل کنترلی هستند که در آنها اقدامات مثبت امکانپذیر نیستند. در این دسته از تهدیدها پذیرش ریسک اصطلاحی رایج است که با به‌کارگیری موارد احتمالی، البته در صورت لزوم، و بررسی‌های مداوم برای نظارت و کنترل مواجهه با ریسک همراه است.
فرصت‌هایی را می‌توان نادیده انگاشت که نمی‌توان فعالانه و از طریق بهره‌برداری، تسهیم و یا افزایش به آنها پاسخ داد، البته بدون اینکه اقدامات خاصی را برای رسیدگی به آنها انجام داد. مانند پذیرش تهدیدها، نادیده گرفتن فرصت‌ها مستلزم ریسک‌پذیری و امید به «خوش شانسی» است – در حالی که در تهدید این امر به معنای امیدواری به رخ ندادن آن است، در حالی که در فرصت امیدواریم که رخ دهد. راهبرد نادیده گرفتن ممکن است به معنای عدم انجام اقداماتی ویژه باشد، اما عبارت بهتر این است: «هیچ کاری نکن، اما…»
یکی از راه‌های گنجاندن فرصت‌ها در خط مبنای پروژه، البته بدون اینکه اقدام خاصی برای رسیدگی به آنها انجام شود، برنامه‌ریزی اقتضایی مناسب است. در مورد تهدیدها، این امر شامل تعیین اقداماتی است که در صورت بروز فرصت انجام می‌شود همچنین آماده‌سازی برنامه‌هایی برای پیاده‌سازی می‌باشد. وجوهی را می‌توان کنار گذاشت تا در فرصت‌های نوظهور هزینه کرد و یا منابع و امکانات معرفی شوند تا در صورت لزوم از آنها استفاده کرد.
همچنین، آگاهی از ریسک برای تیم پروژه از اهمیتی ویژه برخوردار است تا بر وضعیت فرصت‌های شناسایی‌شده در کنار تهدیدها نظارت کنند و مطمئن شوند که هیچ تغییر غیرمنتظره‌ای ایجاد نمی‌شود و استفاده از فرآیند ریسک یکپارچه (مدیریت ریسک سازمانی) در راستای مدیریت تهدیدها و فرصت‌ها با هم به دستیابی به این هدف کمک می‌کنند.
اثربخشی پاسخ به ریسک
هفت معیار تعریف شده است که بر اساس آنها می‌توان اثربخشی پاسخ‌های ریسک را ارزیابی کرد. این هفت معیار خلاصه‌وار به این شرح هستند:
- – مناسب بودن: سطح صحیح پاسخ را باید بر اساس «اندازه» ریسک تعیین کرد که شامل پاسخ به بحران، که در آن پروژه نمی‌تواند بدون پرداختن به ریسک ادامه یابد، تا پاسخ به جمله «هیچ کاری نکن» در ریسک‌های جزئی است.
- – مقرون‌به‌صرفه بودن: مقرون‌به‌صرفه بودن پاسخ‌ها را باید ارزیابی کرد؛ به‌طوری که مقدار زمان، تلاش و پول صرف‌شده برای پرداختن به ریسک نباید از بودجه موجود و یا درجه ریسک‌پذیری فراتر رود. هرگونه پاسخ به ریسک باید با بودجه هماهنگ باشد.
- – کنش‌پذیری: فرصتی و مدت زمانی را برای کنش‌پذیری باید تعیین کرد که در آن برای مقابله با ریسک پاسخ‌ها باید تکمیل شوند. برخی از ریسک‌ها مستلزم اقداماتی فوری هستند در حالی که برخی دیگر را می‌توان با خیال راحت و تا بعد رها کرد.
- – قابلیت دستیابی: توصیف پاسخ‌هایی بی‌فایده است که از نظر فنی و یا در محدوده توانایی و مسئولیت پاسخ‌دهنده به طور واقعی قابل دستیابی و یا امکان پذیر نیستند.
- – ارزیابی‌شده: همه پاسخ‌های پیشنهادی باید اثربخش باشند! این امر را با «ارزیابی اندازۀ ریسک پس از پاسخ» و با فرض پیاده‌سازی موثر پاسخ می‌توان به بهترین وجه مشخص کرد.
- – توافق‌شده: توافق و تعهد ذینفعان را باید قبل از پرداختن به پاسخ‌ها به دست آورد.
- – تخصیص‌یافته و پذیرفته‌شده: هر پاسخ باید دارای مالکیت باشد تا از نظر مسئولیت و پاسخگویی برای پیاده‌سازی پاسخ اطمینان حاصل شود.
این معیارها را در ابتدا برای انواع پاسخ‌ها به ریسک تشریح کردند که معمولاً برای مقابله با تهدیدات قابل‌پیاده‌سازی بودند. با وجود این، همین معیارها را به‌طور مساوی برای پاسخ به فرصت‌ها اعمال می‌کنند، که باید مناسب، مقرون‌به‌صرفه، کنش‌پذیر، قابل‌دستیابی، ارزیابی‌شده، توافق‌شده، تخصیص‌یافته و قابل‌پذیرش باشند. رویکرد دو مرحله‌ای را برای فرصت‌ها و تهدیدها نیز می‌توان اعمال می‌کرد؛ یعنی ابتدا راهبرد پاسخ را انتخاب کرد (که مناسب و یا مقرون‌به‌صرفه و یا غیره باشد…)، سپس برای پیاده‌سازی راهبرد منتخب باید شیوه‌هایی را توسعه داد. این رویکردی راهبردی در رابطه با برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک در هر نوع از ریسک‌های شناسایی‌شده، خواه تهدید و خواه فرصت، باید مورد توجه قرار گیرد.
بیشتر بخوانید:
نتیجه‌گیری و خلاصه
در صورتی که فرآیند مدیریت ریسک روی نیل به اهدافش، از جمله «… شناسایی، تحلیل و پاسخ به ریسک پروژه … از جمله به حداکثر رساندن … رویدادهای مثبت و به حداقل رساندن … رویدادهای نامطلوب» متمرکز باشد، پاسخ به ریسک امری حیاتی است. مرحله برنامه‌ریزی برای پاسخ به ریسک مسلماً مهمترین مرحله در فرآیند مدیریت ریسک است؛ زیرا در اینجاست که اقدامات مناسب را می‌توان در پرتو ریسک‌های شناسایی‌شده – هم تهدیدها و هم فرصت‌ها – توسعه داد. اگر پاسخ‌های مؤثر توسعه نیابند و پیاده‌سازی نشوند، فرآیند ریسک با شکست مواجه می‌شود و شانس دستیابی پروژه به اهدافش کاهش می‌یابد.
باوجوداین، این امر بدیهی است که پیاده‌سازی فرآیند ریسک شامل چارچوبی ساختاریافته برای مقابله با فرصت‌های شناسایی‌شده نیست؛ زیرا راهبردهای رایج فقط تهدیدها را هدف قرار می‌دهند. این مقاله با تکیه بر راهبردهای تهدید شناخته‌شده، راهبردهایی را تشریح می‌کند که در تضمینِ بهره‌برداری موثر از فرصت‌های شناسایی‌شده کاربردی گسترده دارند. مدیر پروژه با استفاده از رویکردهای مذکور می‌تواند از این عدم‌قطعیت‌ها با تأثیرات مطلوب و بالقوه کاملا بهره‌مند شود؛ عدم پیاده‌سازی راهبردهای مدیریت فعالانۀ فرصت‌ها قابل‌دستیابی بودن تنها نیمی از مزایای مدیریت ریسک را تضمین می‌کند.
گذاشتن کامنت