1 – مقدمه
موفقیت یک پروژه اغلب با توانایی پیش بینی و کاهش ریسک‌های احتمالی اندازه‌گیری می‌شود. ثبت ریسک ابزار اساسی در این کار است که به عنوان یک مخزن جامع برای شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌ها در طول چرخه حیات پروژه عمل می‌کند. با حفظ یک ثبت ریسک، مدیران پروژه می‌توانند به صورت فعالانه با عدم قطعیت‌ها روبرو شوند، اختلالات را کمینه کنند و احتمال موفقیت پروژه را افزایش دهند.
2 – ثبت ریسک چیست؟
یک ثبت ریسک سندی ساختارمند است که اطلاعاتی در مورد ریسک‌های شناسایی شده در یک پروژه را در بر می‌گیرد. یک ثبت ریسک به عنوان یک پایگاه داده متمرکز عمل می‌کند که به طور سیستماتیک جوانب مختلف هر ریسک را از جمله طبیعت آن، تأثیر احتمالی، احتمال رخداد و استراتژی‌های پاسخ به ریسک پیشنهادی را ثبت می‌کند. هدف اصلی یک ثبت ریسک، تسهیل فعالیت‌های مدیریت ریسک با فراهم کردن دیدگاهی واضح از تهدیدها و فرصت‌های احتمالی است.
3 – اجزای یک ثبت ریسک:
3 -1- شناسایی ریسک:
اولین مرحله در ایجاد یک ثبت ریسک شناسایی ریسک‌های احتمالی مرتبط با پروژه است. این می‌تواند از طریق جلسات طوفان فکری، تکنیک دلفی، تجزیه و تحلیل داده‌های تاریخی، داوری تخصصی و روش‌های شناسایی ریسک دیگر انجام شود. هر ریسک شناسایی شده باید به همراه توضیح کوتاهی در ثبت شود.
بیشتر بخوانید:
مثال
در یک پروژه ساختمانی، ریسک‌های احتمالی می‌توانند شامل شرایط آب و هوایی نامساعد، قطعی در زنجیره تأمین یا جنگ و … باشند. این ریسک‌ها از طریق جلسات تفکری با سهامداران پروژه، تجزیه و تحلیل داده‌های تاریخی پروژه‌های مشابه و مصاحبه با متخصصین مربوطه شناسایی می‌شوند.
3 -2- ارزیابی ریسک:
پس از شناسایی ریسک‌ها، آن‌ها باید از نظر تأثیر احتمالی و احتمال رخداد ارزیابی شوند. تأثیر به میزان پیامدهای ریسک در صورتی که رخ دهد، اشاره دارد، در حالی که احتمال نمایانگر احتمال رخداد آن است. ریسک‌ها می‌توانند بر اساس شدت آن‌ها دسته‌بندی شوند، مانند تأثیر کم، متوسط یا بالا و احتمال کم، متوسط یا بالا.
مثال
پس از شناسایی ریسک‌ها در پروژه ساختمانی، هر ریسک بر اساس تأثیر احتمالی و احتمال رخداد ارزیابی می‌شود. به عنوان مثال، شرایط آب و هوایی نامساعد ممکن است اگر در فازهای حیاتی ساختمانی رخ دهد، تأثیر زیادی بر زمانبندی پروژه داشته باشد، در حالی که قطعی در زنجیره تأمین ممکن است اگر تأمین‌کنندگان جایگزین قابل دسترسی باشند، تأثیر متوسطی داشته باشد. احتمال بر اساس داده‌های آب و هوایی تاریخی، قابلیت اعتماد تأمین‌کنندگان و پایداری شرایط نظامی ارزیابی می‌شود.
3 -3- برنامه‌ریزی پاسخ ریسک:
پس از ارزیابی ریسک‌ها، مدیران پروژه به استراتژی‌های پاسخ به ریسک متناسب با شرایط می‌پردازند. این استراتژی‌ها به طور معمول در چهار دسته از جمله اجتناب، کاهش، انتقال و پذیرش قرار می‌گیرند. اجتناب به معنای حذف کامل ریسک است، در حالی که کاهش به کم کردن تأثیر یا احتمال ریسک می‌پردازد. انتقال شامل انتقال ریسک به طرف سومی مثل بیمه است، و پذیرش به معنای تشخیص ریسک بدون انجام هر گونه اقدام خاص است.
مثال
پس از ارزیابی ریسک‌ها، تیم پروژه استراتژی‌های پاسخ به ریسک را توسعه می‌دهد. برای ریسک شرایط آب و هوایی نامساعد، استراتژی پاسخ ممکن است شامل زمانبندی انعطاف‌پذیر ساعات کاری، تأمین پناهگاه‌های موقت یا تخصیص مخارج اضافی برای تأخیرات زمانبندی باشد. برای قطعی در زنجیره تأمین، پاسخ می‌تواند شامل تنوع تأمین‌کنندگان، حفظ موجودی‌های اضافی یا بازنگری در توافق‌نامه‌ها با شرایط جریمه برای عدم اجرای آن‌ها باشد.
3 -4- نظارت و کنترل:
در طول چرخه حیات پروژه، مهم است که وضعیت ریسک‌های شناسایی شده را نظارت کرده و هرگونه تغییری که ممکن است رخ دهد را پیگیری کنیم. این شامل به‌روزرسانی منظم ثبت ریسک با اطلاعات جدید، ارزیابی مجدد ریسک‌های موجود و اجرای استراتژی‌های پاسخ در صورت لزوم است.
مثال
در طول پروژه ساختمانی، مدیر پروژه به صورت منظم وضعیت ریسک‌های شناسایی شده را نظارت کرده و هرگونه تغییری که ممکن است رخ دهد را پیگیری می‌کند. اگر شرایط آب و هوایی نامساعد پیش‌بینی شود، مدیر پروژه استراتژی‌های پاسخ پیش‌بینی شده را اجرا می‌کند. به همین ترتیب، اگر نشانه‌هایی از قطعی در زنجیره تأمین وجود داشته باشد، مدیر پروژه اقدامات احتیاطی را برای کاهش تأثیر آن‌ها می‌پذیرد، مانند تسریع در سفارشات یا جستجوی تأمین‌کنندگان جایگزین.
اهمیت ثبت ریسک در مدیریت پروژه
4 – اهمیت ثبت ریسک:
- آگاهی از ریسک: یک ثبت ریسک آگاهی را در میان سهامداران پروژه در مورد تهدیدات و فرصت‌های احتمالی ارتقاء می‌دهد. با ثبت ریسک به صورت شفاف، همه ذینفعان درگیر در پروژه، درک واضحی از چالش‌هایی که ممکن است پیش بیاید و مراحل لازم برای رفع آن‌ها را به دست می‌آورند.
- مدیریت فعال (پرواکتیو) ریسک: به جای واکنش به مسائل به محض بروز آن‌ها، یک ثبت ریسک مدیریت فعال ریسک را ممکن می‌سازد. با شناسایی زودرس ریسک‌ها در چرخه حیات پروژه، مدیران پروژه می‌توانند اقدامات احتیاطی برای کاهش یا حذف آن‌ها اتخاذ کنند و احتمال تأثیرات منفی بر اهداف پروژه را کاهش دهند.
- پشتیبانی از تصمیم: تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات برای موفقیت پروژه است و یک ثبت ریسک اطلاعات ارزشمندی را فراهم می‌کند که در تصمیم‌گیری‌ها راهنمایی می‌کند. با تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود در ثبت ریسک، مدیران پروژه می‌توانند درباره تخصیص منابع، برنامه‌ریزی اضافه و ترجیح ریسک تصمیمات اطلاع‌رسانی کنند.
- ابزار ارتباطی: ثبت ریسک به عنوان یک ابزار ارتباطی برای انتقال اطلاعات مربوط به ریسک به سهامداران عمده عمل می‌کند. از جمله بحث در مورد ریسک با اعضای تیم، مشتریان یا مدیریت عالی و داشتن یک مخزن متمرکز از اطلاعات ریسک، به ارتقاء ارتباطات مؤثر و ترویج همکاری میان شرکت‌کنندگان پروژه کمک می‌کند.
- بهبود مستمر: با به‌روزرسانی و بررسی منظم ثبت ریسک، تیم‌های پروژه می‌توانند از تجربیات گذشته یاد بگیرند و فرآیند مدیریت ریسک خود را به مرور زمان بهبود بخشند. درس‌هایی که از پروژه‌های گذشته به دست آمده است، می‌تواند در طرح‌های آینده جای گیرد و انعطاف‌پذیری و سازگاری سازمانی را ارتقا دهد.
بیشتر بخوانید:
5 – نتیجه‌گیری
به عنوان نتیجه، یک ثبت ریسک ابزاری حیاتی برای مدیریت مؤثر پروژه است که به تیم‌های پروژه امکان شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌ها را به صورت ساختارمند می‌دهد. با حفظ یک سابقه جامع از تهدیدات و فرصت‌های احتمالی، مدیران پروژه می‌توانند به صورت فعالانه (پرواکتیو) ریسک‌ها را کاهش دهند، همچنین تصمیم‌گیری و نتایج پروژه را بهبود بخشند. پذیرش اصول مدیریت ریسک و بهره‌گیری از قابلیت‌های یک ثبت ریسک گام‌های اساسی برای دستیابی به موفقیت پروژه در محیط کسب‌وکار پویا امروزی است.
گذاشتن کامنت