راهنمای فراگیر دانش مدیریت پروژه (PMBOK) روش کاملی برای مدیریت ریسک پروژه ارائه میکند که شامل شناسایی، تجزیه و تحلیل، نظارت و کنترل ریسک ها می‌باشد. فرآیند واقعی شناسایی فاقد هرگونه ساختار داخلی است. با توجه به تعدد و پیچیدگی ابزارهای مشخص شده برای این عملیات، احتمالا، فرد کارشناس در مورد انتخاب ابزار مناسب، علت و نحوه استفاده از آن در طی مراحل مختلف فرآیند با مشکلاتی مواجه شود. هدف این مقاله، ارائه استدلال‌هایی مبنی بر افزودن پوشش ساختاری (توالی مراحل شناسایی ریسک) به ابزارها و تکنیک‌های بیان‌شده در راهنمای فراگیر دانش مدیریت پروژه (PMBOK) است که در واقع یک «چرخه حیات شناسایی ریسک» را توصیف میکند (شکل1). فعالیت‌های هر مرحله از چرخه حیات در متن این مقاله توضیح داده شده است. در مواردی که تصمیمی در مورد ادامه مراحل وجود نداشته باشد، باید مانند هر چرخه دیگری، طرز تفکر بر اساس تلاش کافی در هر مرحله باشد. در صورت دقیق بودن ارزیابی اولیه ریسک، می‌توان گزارش نهایی را تا پایان مراحل تحلیل ریسک به تعویق انداخت. در این مقاله ضمن معرفی روش های شناسایی ریسک ها و فرصت ها، به توضیح یک چرخه شناسایی ریسک پرداخته شده است و به برخی ابزارهای شناسایی ریسک نیز پرداخته میشود.
مراحل شناسایی ریسک ها و فرصت ها
برنامه‌ریزی مدیریت ریسک فرآیند مقدم بر شناسایی ریسک است و خروجی این فرآیند «طرح مدیریت ریسک» است که باید طرح قابل توجهی برای شناسایی چرخه حیات ارائه دهد: الگویی برای بیانیه ریسکی که به‌طور کامل توضیح داده شده است (شکل 2).
بیشتر بخوانید:
بیانیه ریسک
همانطورکه شرح قدم به قدم جزئیات پیشرونده یک طرح از ویژگی‌های کلیدی مدیریت پروژه محسوب میشود، کامل بودن فهرست ریسک‌ها و برنامه‌های پیش‌بینی شده به‌جهت واکنش در برابر آنها نیز باید شرح داده شود.
در ابتدای مراحل شناسایی ریسک و برای شناسایی موثر ریسک‌ها باید فهرست و توضیحات کاملی از آنها بیان شود. یک بیانیه ریسک کاملا صریح، نه تنها باید آنچه که احتمال وقوع آن هست را توضیح دهد، بلکه علت، زمان و میزان تاثیر آن را نیز باید روشن کند. موثرترین راه برای حصول اطمینان از انجام مداوم این کار توسط تیم پروژه، مشخص کردن الگویی استاندارد برای بیانیه ریسک در تنظیم برنامه‌های مدیریت ریسک می‌باشد. یک طرح متداول در شکل 2 نشان داده شده است: برای توصیف هر ریسک عبارات به صورت مورب در داخل کوروشه‌های مربعی شکل باید مشخص شوند.
افراد، معمولا، بر اساس بیانیه‌های ریسک کاملاً مشخص شده فکر نمی‌کنند: موقع ارزیابی ریسک‌های بالقوه، ترکیبی از ریسک‌ها به دست خواهد آمد.
• اثرات (به‌عنوان مثال «مشتری واقعا نمی داند چه می‌خواهد»)
• علل (به‌عنوان مثال تأثیر عوامل خارجی در مناقصه موفقیت آمیز یک قرارداد)
• تاثیرات (به‌عنوان مثال «امکان دارد مجبور به پرداخت جریمه باشیم»)
• حوزه‌های ریسک (به‌عنوان مثال«من واقعاً نگران فرآیند تحویل هستم»)
• و رویدادها (به‌عنوان مثال «ما ممکن است در آزمون پذیرش مردود شویم»)
در صورت آشنایی با نحوه استفاده از ابزارهای مختلف جهت شرح دقیق فهرست تکمیل شده بیانیه ریسک تعیین شده در ابتدا، با مشکلی مواجه نخواهید شد. مورد دیگری که باید در نظر داشت این است که ریسک‌های اتفاق افتاده در پروژه‌ها و تعریف شده در راهنمای PMBOK رویدادهای نامشخصی هستند که تاثیرات مثبت یا منفی بر اهداف پروژه دارند. معمولا، ریسک‌های مثبت و منفی به ترتیب به عنوان فرصت‌ها و تهدید شناخته می‌شوند.
ساختار مقاله
در این مقاله، چرخه حیات شناسایی ریسک (مراحل شناسایی ریسک ها و فرصت ها)، ابزارها و تکنیک‌های آن شرح داده شده است. در بیان پروژه نمونه (شکل 3)، هر یک از مفاهیم لازم برای شناسایی ریسک و استفاده از ابزار مربوطه توضیح داده شده‌اند. سایر جزئیات و محدودیت‌های مربوط به این پروژه با پیشرفت فرآیند شناسایی ریسک آشکار می‌شوند.
مرحله اول – شناسایی اولیه
طرح دو پرسش، اولین قدم از مراحل شناسایی ریسک هر پروژه می‌باشد:
• چرا (یا چرا نه) ما؟
• قبلا این را کجا دیده بودیم؟
سوال اول مربوط به تجزیه و تحلیل SWOT است، در حالی‌که سوال دوم با استفاده از «تجربیات آموخته شده» یا سایر منابع مشابه با پروژه‌های شناخته شده پاسخ داده میشود (شکل 4).
روش های شناسایی ریسک در مرحله شناسایی اولیه (معرفی ابزارهای شناسایی ریسک ها و فرصت ها)
بیشتر بخوانید:
در ادامه روش ها و ابزارهای شناسایی ریسک برای شناسایی اولیه در راهنمای PMBOK شرح داده شده است:
تجزیه و تحلیل SWOT
SWOT مخفف کلمات نقاط قوت، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدات است که یکی از ابزارهای شناسایی ریسک محسوب میشود.
دو مورد اول (SW) مربوط به ظرفیت‌های داخلی سازمان است، در حالی‌که دو مورد آخر (OT) به عوامل تأثیرگذار یا تحت تاثیر محیط خارجی اشاره دارد. برای نمونه پروژه:
• نقطه قوت: ما از کارآمدی محصول خود اطلاع داریم.
• نقطه ضعف: برای عرضه محصول در برخی از کشورهای ذکر شده تجربه کافی نداریم.
• فرصت: در بازار خوشنام و مورد اعتماد هستیم.
• یک تهدید: برخی از شرکت‌های نوپا قیمت کمتری پیشنهاد می‌دهند.
قیاس
روش یادگیری بر اساس تجربیات قبلی می‌باشد و انتخاب یک پروژه یا مجموعه‌ای از پروژه‌های مشابه پروژه فعلی بسیار مهم است. برای نمونه پروژه:
• هنگام مواجه با یکی از رقبا به دلیل اعمال نفوذ سیاسی آنها پیشنهاد را از دست دادیم.
مرحله دوم – شناسایی دقیق
روش های شناسایی ریسک ها و فرصت ها در مرحله شناسایی دقیق
ریسک های شناسایی شده در مرحله اول به عنوان محرکی برای تفکر عمیق‌تر می‌باشند. در ادامه‌ی مراحل شناسایی ریسک، روش های شناسایی ریسک اصلی بیان شده در راهنمای PMBOK استفاده میشود که در شکل 5 شرح داده شده است.
مصاحبه کردن
برای به دست آوردن بهترین نتایج، مصاحبه باید به عنوان یک طرح مجزا در نظر گرفته شود.
اهداف و نتیجه مطلوب را مشخص کنید. افراد مناسب را انتخاب کرده و اطلاعات مورد نیاز را در اختیار آنها قرار دهید (مصاحبه کنندگان و مصاحبه شوندگان). زمان و منابع را مشخص کرده و سوالات مرتبط را آماده کنید.
طرح مدل:
• آنها تصمیم گرفتند با مدیر ارشد مالی خود مصاحبه کنند تا خطرات مالی در مورد برنده شدن یا شکست در مناقصه، و رد پیشنهاد را بررسی کنند.
تحلیل فرضیات
برخی از تصمیمات پروژه بر اساس فرضیات (آگاهانه یا ناخودآگاه) است. با توجه به امکان در نظر گرفتن فرضیات اشتباه می‌توان آنها را یک ریسک بالقوه محسوب کرد. بیان فرضیات ناخودآگاه به شکل قابل فهم، یکی از مشکلات عمده در تحلیل فرضیات است.
برای نمونه پروژه:
• فرض بر این است که مشتری در واقع مایل به خرید محصول یا خدماتی است که در RFP توضیح داده شده است. امکان اشتباه بودن این فرض وجود دارد (زیرا امکان دارد خودشان تصمیم به ایجاد آن گرفته باشند و صرفا به دنبال جمع‌آوری اطلاعات و توضیحات کامل‌تر باشند) که مسلّماً ریسک محسوب میشود.
بررسی اسناد
جزئیات بیان‌شده در اسناد پروژه به شناسایی حوزه‌های ریسک کمک میکند. امکان دارد برخی از ریسک‌ها، ناشی از فرآیند معیوب پروژه باشند، در حالی‌که در برخی موارد به خاطر نوع انجام پروژه و یا محدودیت‌های آن، امکان نهادینه شدن ریسک وجود دارد.
برای نمونه پروژه:
• درخواست پیشنهاد بیانگر این است که در صورت رضایت از عملکرد پیمانکار انتخاب شده، اقدامات و پشتیبانی مستمر نیز درخواست می‌گردد که چنین فرصت‌هایی باید مورد توجه قرار گیرند.
تکنیک دلفی
تکنیک دلفی یک فرآیند مبتنی بر ساختار ارتباط گروهی است. می‌توان آن را به عنوان مصاحبه از راه دور با بازخورد گروهی در نظر گرفت.
در سند ارسال شده به هر شرکت کننده وضعیت توضیح داده شده و یک سوال خاص یا مجموعه‌ای از سوالات مطرح میشود. سپس با تجزیه و تحلیل پاسخ‌ها و جمع آوری استاندارد آنها، می‌توان ساختاری منسجم و واقع بینانه برای هر مسئله در نظر گرفت. با مطرح کردن سوالات بعدی مانند «دقت و اهمیت نسبی هر عبارت چیست و آیا این لیست حاوی نکات دیگری است؟» لیست کاملی برای همه شرکت‌کنندگان توزیع میشود. پاسخ‌ها بار دیگر جمع‌آوری شده و فهرست نهایی برای تأیید منتشر میشود.
برای نمونه پروژه:
- با بررسی دیدگاه‌های متفاوت مسئولان سازمان اجرایی، انواع و سطوح ریسک قابل تشخیص است.
- از نظر واحد فروش، حجم سفارش اولیه یک فرصت مناسب می‌باشد در حالی‌که واحد تولید به دلیل محدودیت ظرفیت، آن را تهدیدی برای تعهدات فعلی محسوب میکند.
طوفان فکری
طوفان فکری روشی برای حل مسئله و یکی از ابزارهای شناسایی ریسک ها و فرصت ها است که در آن یک شخص یا اعضای یک گروه بدون نگرانی از قضاوت یا انتقاد دیگران و با ذهن خلاق نه ذهن انتقادگر خود، ایده‌های مختلفی را بیان می‌کنند. این روش می‌تواند به تقویت همکاری و بدست آوردن ایده‌های زیادی در مدت زمان کوتاه منجر شود.
دو روش اصلی طوفان فکری عبارتند از:
- صرفاً کلامی (رویکرد کلاسیک)
- طوفان ذهني كتبي كه گاهي افكارنويسي ناميده مي‌شود (تکنیک گروه اسمی).
رویکرد کلاسیک
در این مورد، مجری هر یک از پیشنهادات را روی یک فلیپ چارت (تخته مدیریتی) یا موارد مشابه نوشته و این اطمینان را می‌دهد که در مورد ایده‌ی مطرح شده تحلیل یا انتقادی صورت نمی‌گیرد. تنها برای شفاف‌سازی بیشتر، بحث و گفتگو مجاز است. مجری پس از پایان جلسه، فهرست را ادغام میکند. توانایی مجری برای اطمینان دادن به همه اعضا به اینکه فرصت برابر برای ابراز نظر خود دارند عامل مهمی برای موفقیت این روش است.
بیشتر بخوانید:
تکنیک گروهی اسمی
در این روش، شرکت‌کنندگان هر ایده خود را بر روی یک کاغذ یادداشت چسب دار می‌نویسند. سپس، با دعوت مجری هر شرکت کننده ایده خود را خوانده و یادداشت را بر روی دیوار می‌چسباند. بار دیگر، مجری اطمینان می‌دهد که تحلیل یا انتقادی از هیچ ایده ای وجود ندارد. در حین انجام این فرآیند، شرکت‌کنندگان می‌توانند یادداشت‌های دیگری را نیز آماده کنند تا موقع بیان نظرشان، آنها را مطرح کنند. این تکنیک، سازمان یافته‌تر از رویکرد کلاسیک بوده و به افراد فرصت بیشتری را برای آماده سازی نظرات خود می‌دهد و تضمین میکند که هر شرکت کننده می‌تواند آزادانه نظر خود را بیان کند.
مرحله سوم – گسترش لیست
در ادامه مراحل شناسایی ریسک ها و فرصت ها، در حال حاضر شما با مجموعه نسبتاً گسترده ای از ریسک‌ها مواجه هستید که تقریباً به طور کامل مبتنی بر دانش و ایده‌های درون تیم پروژه است. در مرحله بعد باید بررسی شود که آیا اطلاعات مرتبطی فراتر از پروژه در دسترس است یا خیر؟ (شکل 6).
چک لیست
چک لیست ریسک‌ها یکی دیگر از ابزارهای شناسایی ریسک است که معمولاً یک بازار یا حوزه فناوری خاص را در نظر می‌گیرد که شامل لیستی از ریسک های معمولی، علل وقوع آنها و تأثیرات متداولشان هستند. فهرست ریسک‌ها حاوی پیشنهادات معمول هستند. این‌گونه فهرست‌ها باید بعد از چک لیست اولیه استفاده شوند، زیرا در صورت استفاده زودهنگام، باعث کاهش خلاقیت و نوآوری می‌شوند.
دسته بندی‌ها
خوشه‌بندی، گروه‌بندی نمونه‌های مشابه با هم در یک حجم داده می‌باشد که هدف از آن تقسیم داده‌های موجود به چند گروه است. برخی از لیست‌های طبقه بندی شده در این نوع دسته‌بندی‌ها مانند چک لیست برای پروژه های متداول مورد استفاده قرار می‌گیرند. ساختار شکست ریسک پروژه یک ساختار سلسله مراتبی از مجموعه ریسک‌های بالقوه است که به تعیین ریسک‌های پیش روی پروژه کمک میکند. در واقع، این ساختار، کلیه ریسک‌های بالقوه را طبقه‌بندی و سازماندهی میکند. شکل 7 نمونه‌ای از از این ساختار را نشان می‌دهد که در آن قسمت فنی به صورت نزولی است.
مرحله چهارم – اعتبار سنجی در برابر محدوده
هر چقدر فهرست خوب و کاملی تولید شده باشد، بررسی تطابق آن با محدوده تعریف شده مهم است (شکل 8). بنابراین در این مرحله استفاده از ساختار شکست کار (WBS) ضروری است زیرا هدف این ساختار، ارائه عملیات پروژه در بسته‌های سلسله مراتبی، قابل مدیریت و قابل تعریف است و به عبارتی کل عملیات را سازماندهی و تعریف میکند.
طراحی ساختار شکست کار
میزان تطابق پارامترهای ساختار شکست کار با لیست ریسک باید تعیین شود، سپس اطلاعات را به این لیست اضافه کرده و پارامترهای مربوط به ساختار شکست کار را بر این اساس علامت‌گذاری کنید که باعث آسان شدن برنامه‌ریزی پاسخ ریسک میشود و ضمنا فردی جهت مدیریت ریسک تعیین میشود.
بررسی ساختار شکست کار
این مرحله بعد از طراحی ساختار شکست کار انجام میشود که هر یک از پارامترهای ساختار شکست کار و به ویژه مواردی که به عنوان ریسک مشخص نشده‌اند جهت ارزیابی امکان ایجاد ریسک توسط آنها بررسی می‌شوند. در صورتیکه پارامتری به عنوان عامل خطرناک شناسایی نشود به عنوان «بدون ریسک» مشخص میشود.
بعد از مرحله چهارم – مورد بعدی؟
همانطورکه در ابتدا ذکر شد در این مرحله، خطراتی شامل ترکیبی از علل، اثرات، زمینه‌ها و رویدادها فهرست می‌شوند و در نهایت در بیانیه ریسک باید به پارامترهای ذکر نشده اشاره شود (شکل 2) که ابزارهای خاصی برای تعیین هر یک از آنها وجود دارد (شکل 9) .
رسم نمودار جریان
نمودار فعالیت‌ها، تصمیمات و کنترل جریان (داده) را از طریق یک منطقه یا فرآیند خاص نشان می‌دهد. برای تعیین ریسک های مرتبط با منطقه یا فرآیند مورد نظر، هر نوع اقدام و تصمیم‌گیری باید با در نظر گرفتن تهدیدها و فرصت‌های بالقوه مورد بررسی قرار گیرند (شکل 10).
بیشتر بخوانید:
نمودار استخوان ماهی
این تکنیک بیشتر در حوزه مدیریت کیفیت شناخته شده است و با نام نمودار علت و معلولی نیز شناخته میشود. نمودار استخوان ماهی، ابزاری برای ترسیم گرافیکی انواع علت‌های کوچک و بزرگی است که باعث ایجاد یا تشدید مشکلی شده‌اند. در این نمودار، تمام ستون فقرات ماهی و تیغ‌های حاشیه‌ی آن، علت‌ها هستند و آنچه در انتهای ستون فقرات روی سر ماهی نوشته میشود اثر آن علت‌ها است. برای هر استخوان، یک علت بالقوه تعلق دارد که معلول های این علت، روی شکستگی های فرعی یکسان متصل به آن نوشته میشود و این روند تا ایجاد سطح مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل ادامه پیدا میکند (شکل 11).
نمودار تأثیر
نمودار تأثیر راهی برای نشان دادن رابطه بین رویدادها و فعالیت‌ها – به ترتیب زمانی آنها – و علل بالقوه است. به این ترتیب می‌توان مجموعه کامل سناریوهای ریسک را نشان داد. تنها چیزی که باقی می‌ماند این است که سناریوهای مختلف را از نمودار با پیروی از روابط تأثیر بخوانیم (شکل 12).
نتیجه گیری
فهرست ریسک مناسب، که در واقع خروجی اصلی فرآیند شناسایی ریسک ها است شامل معیارهای زیر می‌باشد:
• هر بیانیه مطابق با قالب مشخص شده برای یک بیانیه ریسک به طور کامل مشخص شده است. (شکل 2).
• هر بیانیه ریسک متناظر با یک یا چند پارامتر ساختار شکست کار می‌باشد و بر این اساس مشخص شده‌اند.
• بیانیه های تعیین شده در طول چرخه حیات شناسایی ریسک به تدریج توسعه می‌یابند. نمای یکپارچه‌ای از چرخه عمر در شکل 13 نشان داده شده است. امکان انتخاب فوری ابزار مناسب در هر مرحله با استفاده از این جدول میسر میشود.
• بخش‌های مختلف بیانیه، همه فرآیندهای مدیریت ریسک که به شناسایی ریسک بستگی دارد را شامل میشود.
o علت: پس از آن می‌توان اقدام پیشگیرانه برای جلوگیری یا کاهش احتمال وقوع یا پیامد انجام داد.
o رویداد: آگاهی از آن باعث میشود که با تعیین نشانه‌ها و تشخیص زمان وقوع، اقدامات برنامه‌ریزی شده و برنامه‌ریزی نشده مورد نیاز انجام گیرد.
o پنجره زمانی: باعث میشود اعضای پروژه تلاش‌های خود را به بهترین نحو متمرکز کنند.
o تاثیر: امکان ارزیابی و میزان تاثیر بالقوه را فراهم میکند.
o هدف پروژه: بیانگر بخش‌های تحت تاثیر قرارگرفته پروژه می‌باشد و اینکه، چه کسی باید مالکیت آن را بر عهده بگیرد.
گذاشتن کامنت