چک لیست ارزیابی ریسک ابزاری است برای شناسایی ریسک که از آن‌ها می‌توان در انتهای مرحله شناسایی ریسک و برای یادگیری از تجربیات پروژه‌های گذشته و همچنین استفاده از تجربه اعضای قبلی تیم استفاده کرد. چک لیست مدیریت ریسک به تیم پروژه کمک می‌کند تا امکانات مورد نیاز برای شرایط احتمالی را بهتر درک کنند و مدیران دامنه رشد را در کل روند توسعه پروژه موثرتر کنترل کنند. استفاده از چک لیست ریسک آخرین مرحله شناسایی ریسک است تا اطمینان حاصل شود که ریسک های متداول و رایج در پروژه نادیده گرفته نمی‌شوند. در ادامه یک نمونه از چک لیست ارزیابی ریسک آورده شده است.
چک لیست ارزیابی ریسک چیست؟
چک لیست ریسک یک لیست نوشته‌شده از ریسک‌ها یا حوادث خطرناکی است که از تجارب گذشته بدست آمده است. نوشته‌های این لیست اغلب به‌عنوان سؤالاتی مطرح می‌شود که هدف آن کمک به تیم تحقیق برای در نظر گرفتن تمام جوانب پروژه است. تجزیه و تحلیل چک لیست برای شناسایی ریسک ها را، بررسی فرآیند هم می‌گویند. چک لیست ممکن است بر اساس گزارش‌های ریسک های رخ‌داده در گذشته باشد و باید به‌طور خاص برای یک فرایند یا یک عملیات ساخته شود. چک لیست ها باید به طور منظم مورد ارزیابی قرار گیرند و به روزرسانی شوند.
به شکل خلاصه چک لیست های ریسک، لیستی از ریسک‌های شناسایی شده یا اتفاق افتاده در پروژه‌های گذشته است. این چک لیست بین گروه‌های مختلف در پروژه‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود.
بیشتر بخوانید:
چرا باید از چک لیست ریسک استفاده کنیم؟
زمانی که از چک لیست ها استفاده می‌کنیم دانش شرکت‌ها و تیم‌های مختلف را در اختیار داریم و مطمئن هستیم که در روند تخمین یا مدیریت ریسک، ریسک‌های مشترکی که می‌توانند در پروژه ها یکسان باشند را از قلم نینداختیم. این لیست‌ها می‌توانند در اختیار مدیر پروژه باشند و یا در مکان خاصی نگهداری شوند.
چک لیست ریسک چه کاری انجام می‌دهد!
گفتیم که چک لیست ریسک به عنوان آخرین مرحله در فرآیند شناسایی ریسک بکار گرفته می‌شود تا مطمئن شویم که ریسک‌های رایج و معمولی که گاهاً اتفاق می‌افتند، نادیده گرفته نمی‌شوند.
چه زمانی از چک لیست ریسک استفاده می‌کنیم
چک لیست مدیریت ریسک را باید بعد از اینکه تیم با ابزارهای مختلف ریسک‌ها را شناسایی کرد بکار برد (به عنوان مثال، بعد آن که از طریق مختلف مانند طوفان فکری، تکنیک دلفی و ساختار شکست ریسک، ریسک ها شناسایی شدند) نباید از چک لیست های ریسک در ابتدای مرحله شناسایی ریسک استفاده کرد چون ممکن است حاوی ریسک‌های خاصی که فقط در این پروژه احتمال دارد اتفاق بیفتند نباشد. تاکید بیش از حد تیم پروژه بر روی چک لیست ها باعث نادیده گرفتن ریسک های خاص پروژه می‌شود. چک لیست ریسک، ممکن است بیشتر به‌عنوان بخشی از روش‌های شناسایی ریسک مورد استفاده قرار گیرد.
اهداف تجزیه و تحلیل چک لیست عبارت‌اند از:
- شناسایی تمامی ریسک‌های ممکن که در طول زمان رخ‌داده‌اند و یا پیش‌بینی شده‌اند
- شناسایی کنترل‌های مورد نیاز و حفاظت‌ها
- بررسی کنترل‌ها و حفاظت‌ها مطابق با الزامات
استفاده از چک لیست در طیف گسترده‌ای از زمینه‌های کاربردی و برای اهداف مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این حال، معمولا همیشه تمرکز اصلی در مراحل اولیه طراحی و ایجاد مراحل کاری است. همچنین از چک لیست ها برای اطمینان از اینکه سازمان‌ها با شیوه‌های استاندارد، سازگار هستند، استفاده می‌شود.
چگونه از آن استفاده کنیم؟
چک لیست ریسک باید در ابتدای پروژه و همینطور چندین بار دیگر در طول پروژه بررسی شود. این لیست باید توسط تیم پروژه بررسی و ریسک‌های اثر گذار مستند شده و به برنامه ثبت ریسک اضافه شوند و احتمالا برای آنالیز کمی با روش های از جمله درخت تصمیم، شبیه سازی مونت کارلو و آنالیز حساسیت به متخصصین ارجاع داده شود.
چک لیست ارزیابی ریسک معمولاً نحوه اجرای ستخگیرانه‌ای ندارد و کاملا به شرایط بستگی دارد. باید بدانیم که مهمترین وظیفه ما تهیه یک چک لیست مناسب است. چک لیست معمولاً لیستی از سؤالات مرتبط با رویداها و ریسک های احتمالی است که بر اساس تجزیه و تحلیل سیستم، سوابق عملیاتی و تجارب در حوادث گذشته و حوادث ناشی از آن، تشکیل و بروزرسانی می‌شود. در برخی موارد، بررسی فرآیند بدون استفاده از چک لیست نوشته شده انجام می‌شود، و تیم تحقیق باید از یک چک لیست ذهنی استفاده کند که این رویکرد، از وقوع حوادث احتمالی، خطرناکتر است. تصویر زیر یک نمونه از چک لیست ارزیابی ریسک است که در مرحله شناسایی ریسک ها از آن استفاده شده است.
نمونه چک لیست ارزیابی ریسک
منابع و مهارت‌های مورد نیاز :
برای استفاده از چک لیست مدیریت ریسک هیچ مهارت خاصی لازم نیست، اما تیم تحقیقاتی باید توجه دقیقی به جزئیات بکند و در به دست آوردن اطلاعات پشتکار داشته باشد. اطلاعات موردنیاز بسته به چک لیست انتخاب‌شده متفاوت است.
بیشتر بخوانید:
مزایا و محدودیت‌ها
مزایای اصلی این رویکرد عبارتند از:
- به خاطر پیچیده نبودن می‌توان از کارکنان کم تجربه و بدون تخصص خاص، برای بررسی آن استفاده کرد
- از تجارب ارزیابی‌های قبلی در خصوص ریسک استفاده می‌کند
- تضمین می‌کند که مشکلات رایج و آشکار نادیده گرفته نشوند
- نیاز به حداقل اطلاعات در مورد روش کار است، بنابراین برای طراحی مفهومی مناسب است
محدودیت‌های اصلی این رویکرد عبارتند از:
- محدود به تجربه‌های قبلی است، بنابراین ممکن است ریسک را در طرح‌های جدید پیش‌بینی نکند؛
- امکان دارد ریسک هایی را که قبلاً ندیده‌اید باز هم از دست بدهد
- تفکر شهودی / طوفان فکری را تشویق نمی‌کند و بینش محدودی نسبت به ماهیت ریسک مربوط به سیستم مورد مطالعه ایجاد می‌کند
به‌طورکلی، یک چک لیست جامع برای ارزیابی اکثر ریسک‌ها مفید است، اما نباید تنها روش شناسایی ریسک باشد، به جز برای تأسیسات/ تجهیزات استانداردی که ریسک‌های آن در جایی دیگر با جزییات بیشتر شناسایی می‌شوند.به یاد داشته باشید، یک چک لیست ریسک که به خوبی اجرا شده باشد، تضمین می کند که ریسک ها به طور فعال مورد توجه قرار می گیرند، شگفتی ها را به حداقل می رساند و موفقیت پروژه را افزایش می دهد.
گذاشتن کامنت