امروزه بحث شناسایی و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار (Business Process Modeling)، بحثی است که در بسیاری از سازمان‌ها با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح است، مباحث مدیریت و مدل‌سازی فرآيندهای سازمانی می‌تواند به‌عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب‌وکار سازمان‌ها در نظر گرفته شود. در این مقاله‌ی وب سایت دیجیتال ساینس قصد داریم به این مبحث مهم بپردازیم.
مدل سازی مدیریت فرآیند کسب و کار
“به‌طورکلی به تصویر درآوردن توالی فعالیت‌های کسب‌وکار و اطلاعات مرتبط با آن را مدل‌سازی فرآيند ميگویند.” مدل‌سازی فرآيندها فعالیتی است که توسط تحلیلگران فرآيندها و به‌منظور استخراج فرآيندهای موجود و نمایش فرآيندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورداستفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیلگران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.
عناوینی مانند نمودارها، نگاشت فرآیند و مدل فرآیندی هرکدام گاهاً به‌جای دیگری مورد استفاده قرارگرفته و یا هم‌تراز نشان داده‌شده‌اند. انواع دیاگرام، نگاشت فرآیند و مدل فرآیند هرکدام با اهداف مختلف و کاربردهای خاص خود مورد استفاده قرار گرفته و هرکدام از این عناوین در سطوح مختلف توسعه مورد استفاده قرار گرفته و هر کدام اطلاعات، کاربردی و ظرفیت‌های مختلفی در شناسایی، تجزیه‌وتحلیل و طراحی فرآیندهای سازمان دارند.
دیاگرام یا نمودار فرآیند: به‌طورمعمول اطلاعات اولیه و ساده گردش کار پایه فرآیند را بیان می‌کند. نمودار اصلی، گردش فرآیند را نمایش می‌دهد اما اطلاعات جزئیات فرعی، که برای درک کلیات جریان فرآیند ضروری نیستند را حذف می‌کند.
نگاشت فرآیند:
- نگاشت فرآیند دلالت بر نیازمندی نمایش جزئیات بیشتری از نمودار دارد و لزوم توجه بیشتر به جزئیات نه‌تنها بر روی فرآیند، بلکه بر روی سایر اجزا ازجمله کاربران، رخدادها، نتایج و سایر موارد را نیز دربر می‌گیرد.
مدل فرآیندی:
مدل‌سازی بیانگر این موضوع است که تصویری که تهیه‌شده است می‌تواند برای ارزیابی عملکرد آنچه مدل‌سازی شده است استفاده گردد، بنابراین با توجه به‌دقت و ظرافت بالاتر، اطلاعات و داده‌های بیشتری در مورد فرآیند و نیز عواملی که بر روی عملکرد فرآیند مؤثر هستند ارائه می‌کند.
هدف از مدل‌سازی
هدف از مدل‌سازی فرآيندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم به راحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می‌باشد. همچنین می‌توان گفت هدف از مدل کردن فرآيندها به نوعی مستند سازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدل کردن فرآيندها کمک می‌کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.
برای مثال درصورتی که ما درک خوبی از روند انجام پیگیری سفارش در سازمان داشته باشيم می‌توانیم آن را به‌صورت بهینه و شایسته‌تر در سیستم مدیریت روابط مشتریان پیاده‌سازی کنيم. در واقع در این شرایط ما می‌توانیم در جهت بهبود کیفیت و افزایش بهره‌وری، محصول مؤثرتری تولید کنيم که در آن کوتاه کردن مسیر فرآيند، کنترل هزینه، استفاده بهتر از نیروی انسانی و همچنین اطلاع‌رسانی بهتر به مشتری لحاظ شده باشد.
یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای مدل کردن فرآیندهای سازمانی حفظ پیوستگی در تصمیم‌گیری‌های سازمان است. باوجود مدل مستند کسب‌وکار، پس از تغییرات احتمالی در تیم مدیریت، سازمان دچار سردرگمی و احیاناً تغییرات عمده نمی‌شود؛ بلکه تیم مدیریت جدید جهت بهبود مدل قبلی تلاش خواهند کرد و این‌گونه است که پیوستگی موفقیت و ثبات یک سازمان حتی پس از مرگ شخص اول آن ادامه‌دار می‌ماند. مزیت دیگر، عدم سردرگمی نیروهای انسانی جدید است.
در صورت تغییر در پست‌های سازمانی و یا جذب نیروی جدید، به کمک این مدل، آن‌ها از سردرگمی نجات خواهند یافت و دیگر نیازی نیست تا پس از گذشت یک ماه نیروی جدید درک خوبی از وظایفش و عملکردش پیدا کند.
ازجمله مزایای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار:
- بهبود فرایندهای سازمان (کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت)
- پشتیبانی از مدیریت تغییرات
- تولید سیستم‌های اطلاعاتی
- شبیه‌سازی
- ایجاد زبان مشترک بین ذینفعان مختلف
- تسهیل یادگیری فرایند
تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی برای مدل‌سازی کسب‌وکار وجود دارد. شناسایی موارد کاربرد و یا هدف مدل‌سازی، نقش حیانی در انتخاب تکنیک و ابزار دارد. هر تکنیک برای دستیابی به اهداف خاصی مناسب است به‌عنوان‌مثال خروجی برخی از تکنیک‌ها مدل‌هایی است که کلیات فرایند را توصیف می‌کند، درصورتی‌که خروجی برخی از تکنیک‌ها مدلی برای تولید سیستم است و قابلیت اجرایی دارد.
تکنیک‌هایی نظیر:
- دیاگرام فلوچارت،
- خط شناوری،
- مدل‌سازی پویا،
- زبان اجرای فرآیندهای کسب‌وکار(BPEL)
- نمودار زنجیره رخداد فرآیند(EPC)
- زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML)،
- مدل IDEF
- ابزار مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار (BPMN)،
برای مدل‌سازی فرایند مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ اما از پرکاربردترین‌ها می‌توان به 5 روش آخر اشاره نمود.
منابع:
1-شبکه فردا, “پشتیبانی از BPMN و XPDL,” شبکه فردا
2- مهدی فتح اله و بهرام ناجدی, پیکره عمومی دانش مدیرت فرآیندهای کسب‌وکار BPM CBOK, تهران: نشر بازرگان, 1391.
3- عاطفه سلیمیان – علی سیفائی, “مدل فرایند (Process Model),”
گذاشتن کامنت